Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Все про посадочный талон для списания командировочных». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Приказ об изменениях в Федеральные авиационные правила «Общие правила воздушных перевозок пассажиров, багажа, грузов и требования к обслуживанию пассажиров, грузоотправителей, грузополучателей» и Правила проведения предполетного и послеполетного досмотров направлен в Минюст для регистрации.
Отсутствие посадочного талона и учет расходов
При отсутствии посадочного талона, но с отметками при прохождении границы РФ и обратно в РФ, можно ли принять к учету данные расходы?
Официальная позиция, сформированная на сегодняшний день, в отношении необходимых документов, подтверждающих расходы командированного сотрудника на перелет, выражена в следующих Письмах МФ РФ от 18.12.2017 N 03-03-РЗ/84409, от 20.10.2017 N 03-03-06/1/68721, сказано:
Таким образом, в случае, если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), для целей налогообложения прибыли организаций документальным подтверждением указанных расходов являются маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) и посадочный талон.
Письмо МФ РФ от 01.09.2016 N 03-03-07/50992:
Учитывая, что посадочный талон является неотъемлемым документом при регистрации на рейс, документальным подтверждением факта потребления подотчетным лицом услуги воздушной перевозки является не только авиабилет, но и посадочный талон. Приобретение авиабилета в документарной или бездокументарной форме само по себе не может служить документальным подтверждением факта использования услуги воздушной перевозки.
Таким образом, документами, подтверждающими расходы на приобретение авиабилета, являются:
— маршрут/квитанция электронного авиабилета на бумажном носителе
— посадочный талон со штампом о досмотре
Если посадочный талон утерян командированным сотрудником, то в этом случае официальные рекомендации МФ РФ следующие:
Письмо МФ РФ от 13.01.2012 N 03-03-06/1/11:
Учитывая, что посадочный талон выдается авиаперевозчиком, в случае его утери справка, содержащая необходимую для подтверждения полета информацию, выданная авиаперевозчиком или его представителем, по мнению Департамента, может быть принята в качестве документа, подтверждающего расходы по осуществленному авиаперелету, для целей налогообложения прибыли организаций
Аналогичное мнение высказано в других Письмах МФ РФ от 18.05.2015 N 03-03-06/2/28296, от 07.06.2013 N 03-03-07/21187, от 27.02.2012 N 03-03-07/6, от 13.01.2012 N 03-03-06/1/11, от 21.09.2011 N 03-03-07/33, от 18.05.2015 N 03-03-06/2/28296, которое заключается в том, что при отсутствии посадочного талона или справки от авиаперевозчика, расходы на проезд к месту командировки и (или) обратно не могут быть учтены для целей налогообложения прибыли, как не соответствующие положениям ст. 252 НК РФ в части надлежащего документального подтверждения произведенных расходов. При утрате посадочного талона, у авиаперевозчика нужно взять справку, содержащую необходимую для подтверждения перелета информацию. Такая справка может быть принята в качестве документального основания для учета расходов на перелет в целях налогообложения прибыли организаций. Указанную справку авиаперевозчик может выписать только в течение месяца после полета, кроме того, она является платной.
Правда, имеется мнение, высказанное в иных Письмах МФ РФ от 14.04.2014 N 03-03-07/16777, от 02.04.2014 N 03-03-РЗ/14597, от 07.09.2007 N 03-03-06/1/649, УФНС РФ по Москве от 20.06.2011 N 16-15/059203@, что действующим законодательством не установлен конкретный перечень оправдательных документов, подтверждающих расходы, связанные с проездом работника к месту командировки и обратно. Поэтому в случае утраты посадочного талона командированным сотрудником, факт перелета можно косвенно подтвердить приказом о направлении работника в командировку, счетами гостиницы, отметками таможенного органа о пересечении границы РФ. Кроме того, перечень подтверждающих документов может быть определен коллективным договором или локальным нормативным актом, утвержденным руководителем организации.
Таким образом, если командированным сотрудником потерян посадочный талон, то самым оптимальным действием для подтверждения факта перелета будет обращение с заявлением в авиакомпанию для получения справки, подтверждающей совершение перелета. Иное решение может привести к спорам с налоговыми органами.
Что делать, если посадочный утерян
В ситуации, когда получить штамп о досмотре на посадочный талон невозможно, Минфин России разрешает подтвердить расходы справкой о перелёте, выданной авиакомпанией.
Чтобы получить справку, пассажир или его законный представитель должен обратиться в авиакомпанию. Это платная услуга. Информация о стоимости и сроках выдачи справки обычно публикуется на сайте перевозчика. На сайтах некоторых авиакомпаний есть онлайн-форма для подачи и оплаты заявки. Документ могут прислать как обычной почтой, так и в виде скана на электронную почту. Но для бухгалтерской отчётности лучше заказать бумажный оригинал.
В справке должны быть указаны ФИО сотрудника, номер заказа, маршрут, номер рейса, посадочное место, стоимость билета, дата полёта.
Для примера, «Аэрофлот» делает справку о перелёте за 1000 ₽ и 30 дней. Такие же расценки у «Уральских авиалиний», а если заплатить 1500 ₽, справку выдадут за 5 рабочих дней.
Образец справки о перелёте «Уральских авиалиний». Источник
Из писем Минфина следует, что компания вправе предоставить и любые другие документы, которые прямо или косвенно подтверждают факт использования приобретенного авиабилета. При этом Налоговый кодекс РФ не содержит конкретный перечень этих документов и не ограничивает в этом вопросе компанию. Однако на деле всё не так просто.
Ольга Великанова, бухгалтер Yusen Logistics Rus:
Прибегать к иным документам для подтверждения расходов стоит с осторожностью. В моей практике не было таких случаев, но это может привести к спорам с налоговыми органами. При налоговых проверках письма Минфина никакой роли не играют, потому что это письма, а не нормативный документ. Логика инспектора в том, что всё должно быть подтверждено документом. Не косвенным, а конкретным. Посадочный талон — неотъемлемая часть электронного билета по закону. Значит, он и должен подтверждать, что по этому купленному билету пассажир улетел. Если талона нет, то сведения об использовании этого билета есть только у авиакомпании, поэтому полноценной заменой талону является справка от авиакомпании. Можно рассуждать про косвенные документы, но вероятность что-то доказать будет уже только в суде и только после наложения санкций от налоговой. А это дополнительные затраты для компании.
Если сотрудник не принесёт никаких подтверждающих документов, то работодатель вправе не возмещать расходы на авиабилеты. Или он может компенсировать расходы частично — выплатить определённую сумму, которая прописана во внутреннем положении о командировках.
Важно помнить, что локальные нормативные акты компании не должны ухудшать положение работников, установленное законодательством. Например, подпункт «в» пункта 1 постановления Правительства РФ от 02.10.2002 №729 разрешает возмещать сотрудникам федеральных учреждений неподтверждённые расходы в размере минимальной стоимости проезда. Поэтому положение, в котором запрещено компенсировать неподтверждённые командировочные затраты, суд может признать недействующим на основании статьи 8 Трудового кодекса РФ.
Если расходы работника решено возместить или если билеты покупал работодатель, то такие затраты нельзя списать на расходы, чтобы уменьшить налог на прибыль. С сотрудника при этом нужно удержать НДФЛ и начислить страховые взносы. В этом случае фактические целевые расходы на проезд до места командировки и обратно документально не подтверждены. Поэтому они будут считаться доходом в виде оплаты организацией за работника стоимости услуг по перевозке. Это следует из положений абзаца 12 пункта 1 статьи 217, пункта 2 статьи 422 Налогового кодекса РФ и пункта 2 статьи 20.2 закона от 24.07.1998 №125-ФЗ.
Если так не сделать, то при налоговой проверке компания должна будет перечислить в бюджет все доначисленные налоги, взносы, пени и штрафы.
Можно ли использовать посадочный талон в качестве БСО?
Для списания командировочных и оформления налогового отчета зачастую требуются бланки строгой отчетности, которые и определяют размер вычетов и прочие нюансы. Билет на самолет нельзя отнести в БСО, а вот посадочный талон в авансовом отчете соответствует всем требованиям:
-
формируется в автоматизированной системе, которая является важной частью электронного билета аэропорта;
-
включает все данные о рейсе, стоимости, досмотре багажа, пассажире и прочую информацию;
-
содержит сведения об авиакомпании, выступая в качестве договора между ней и пассажиром.
При потере в аэропорту
Чтобы воспользоваться услугами перевозчика, недостаточно лишь купить авиабилет. Опытные туристы уже знают, что с приобретенным документом следует приехать в аэропорт заранее и пройти процедуру регистрации у специальной стойки.
После этого вам выдают так называемый посадочный талон. Именно он является тем подтверждением, которое могут потребовать на работе, что вы совершили поездку. Но что гораздо важнее – только при его наличии пассажира пустят на борт самолета.
Поскольку такая процедура совершается за час-полтора до рейса, то у человека есть большие шансы в суматохе аэропорта потерять небольшой бумажный корешок. Что делать в таком случае? Сначала сориентируйтесь, сколько времени осталось до вылета. Если в запасе еще есть хотя бы 10-15 минут, то нужно срочно вернуться обратно на стойку регистрации, предъявить паспорт и описать свою ситуацию максимально подробно.
Если потерял посадочный талон как отчитаться
По возвращении из служебной поездки каждый командированный специалист обязан отчитаться о произведенных денежных расходах. Для этих целей в 3-дневный срок (имеются в виду рабочие дни) физлицо составляет авансовый отчет с приложением первичной документации о затратах. Соответственно, в качестве подтверждений расходов на перелет прикладываются билеты и посадочные талоны к ним. Это мнение налоговики не раз высказывали в своих письмах (Минфина № 03-03-07/50992 от 01.09.16 г. и др.).
Но допустим, что человек потерял талон. Можно ли подтвердить факт перелета иным документом? В этой ситуации сотруднику придется запросить у авиакомпании специальную справку. Архивная форма содержит в себе все сведения о физлице, совершившем полет. Бланк должен быть заверен подписью должностного лица и печатью перевозчика. При наличии такой справки предприятие сможет учесть затраты на проезд в «прибыльных» расходах (Письмо Минфина № 03-03-06/2/28296 от 18.05.15 г.) в противном случае – уменьшить налогооблагаемую базу по прибыли не получится.
Обратите внимание! Поскольку перевозку осуществляет авиакомпания, справка также должна быть выдана от имени этой организации, а не от лица агента (субагента) по реализации билетов. .
Если потерян посадочный талон как отчитаться
Косвенно же это могут подтвердить документы, подтверждающие его направление в командировку, плюс документы, которые засвидетельствуют, что он проживал в месте командирования, отчет о командировке, а если организация продолжает использовать командировочные удостоверения, то и отметки о прибытии/убытии из командировки, проставленные принимающей командированного сотрудника стороной.В принципе оба названных варианта позволяют “оправдать” расходы на авиаперелет при утере оригинала посадочного талона. Хотя второй вариант с точки зрения риска возникновения претензий со стороны налоговых органов кажется более рискованным. Безопаснее получить справку от авиаперевозчика, которую можно рассматривать как равнозначную замену посадочного талона.В завершение отметим, что в случае, если компания возместит сотруднику расходы на приобретение авиабилета в отсутствие посадочного талона (справки от перевозчика и т.п.), помимо всего прочего с этой компенсации придется удержать НДФЛ и включить ее в базу по страховым взносам (п. 3 ст. 217 НК, ч. 2 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. N 212-ФЗ).
Бронирование граждан – это составляющая воинского учета, позволяющая при осуществлении мобилизационных действий обеспечить органы власти, а также органы территориального управления кадрами, имеющими отсрочку. Процедура бронирования регламентируется теми же законодательными актами, что и сам воинский учет. Это ряд Федеральных законов, касающихся военной обязанности и мобилизационной подготовки.
Задачей специального учета является обеспечение организаций, выполняющих жизненно важные функции, руководящим составом, квалифицированными сотрудниками другими компетентными служащими, из числа забронированных граждан, которые в настоящее время являются военнообязанными, но могут быть освобождены от призыва даже во время мобилизации. Лица, стоящие на специальном учете освобождаются также и от военных сборов на период действующей отсрочки.
Если пассажир использовал онлайн-регистрацию
Онлайн-регистрация удобнее и проще обычной. Она сэкономит время перед вылетом, которого не хватает. В случае утери посадочного талона регистрация, пройденная со всеми удобствами не выходя из дома, способна сотворить чудо и избавить от возникшей проблемы на любом этапе ее возникновения.
Например, при перелете линиями Аэрофлота, действуйте так: если утеряна бумажная копия талона, полученного при онлайн-регистрации, можно еще раз напечатать его в киоске или в автомате самостоятельной регистрации багажа или самого пассажира. Надеяться только на электронную версию талона не стоит, так как еще далеко не во всех аэропортах установлено оборудование для их сканирования.
Если талон необходим только для отчетности, напечатайте его с имеющегося электронного носителя.
Восстановить посадочный талон можно, но перед вылетом следует внимательнее относиться к документам, необходимым для совершения полета. Восстановление любого из них потребует затрат времени и дополнительных финансовых вложений. Проявленная внимательность позволит сэкономить и то, и другое, и в полной мере получить удовольствие от путешествия.
При потере в аэропорту
Чтобы воспользоваться услугами перевозчика, недостаточно лишь купить авиабилет. Опытные туристы уже знают, что с приобретенным документом следует приехать в аэропорт заранее и пройти процедуру регистрации у специальной стойки.
После этого вам выдают так называемый посадочный талон. Именно он является тем подтверждением, которое могут потребовать на работе, что вы совершили поездку. Но что гораздо важнее – только при его наличии пассажира пустят на борт самолета.
Поскольку такая процедура совершается за час-полтора до рейса, то у человека есть большие шансы в суматохе аэропорта потерять небольшой бумажный корешок. Что делать в таком случае? Сначала сориентируйтесь, сколько времени осталось до вылета. Если в запасе еще есть хотя бы 10-15 минут, то нужно срочно вернуться обратно на стойку регистрации, предъявить паспорт и описать свою ситуацию максимально подробно.
Оправдательные документы по командировке
Перечень оправдательных документов по командировке законодательно не установлен.
К авансовому отчету должны быть приложены документы, подтверждающие произведенные в командировке расходы. Это могут быть отчетные документы за проживание в гостинице или аренде жилья:
- счет и онлайн-чек гостиницы или акт оказанных услуг;
- отчетные документы за проживание в квартире – договор аренды или акт аренды и документ на оплату (расписка, выписка с карты, другой документ оплаты).
Затраты на проезд к месту назначения и обратно можно подтвердить такими документами:
- пассажирский билет и багажная квитанция, посадочный талон;
- железнодорожные билеты;
- документы на прочие виды транспорта (на междугородний автобус, паром и т. п.);
- документы на аренду автотранспорта (договор аренды, акт об оказанных услугах и документ на оплату).
Если потерян посадочный талон как отчитаться
Косвенно же это могут подтвердить документы, подтверждающие его направление в командировку, плюс документы, которые засвидетельствуют, что он проживал в месте командирования, отчет о командировке, а если организация продолжает использовать командировочные удостоверения, то и отметки о прибытии/убытии из командировки, проставленные принимающей командированного сотрудника стороной.В принципе оба названных варианта позволяют “оправдать” расходы на авиаперелет при утере оригинала посадочного талона. Хотя второй вариант с точки зрения риска возникновения претензий со стороны налоговых органов кажется более рискованным. Безопаснее получить справку от авиаперевозчика, которую можно рассматривать как равнозначную замену посадочного талона.В завершение отметим, что в случае, если компания возместит сотруднику расходы на приобретение авиабилета в отсутствие посадочного талона (справки от перевозчика и т.п.), помимо всего прочего с этой компенсации придется удержать НДФЛ и включить ее в базу по страховым взносам (п. 3 ст. 217 НК, ч. 2 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. N 212-ФЗ).
Некоторые нюансы (советы опытных)
Как показывает практика, утерять документ на посадку или сам билет на территории большого шумного аэропорта легко. Опытные путешественники, столкнувшиеся с проблемой утери талонов на посадку, могут дать небольшие советы и порекомендовать удобный выход из ситуации. В первую очередь, в здании аэропорта держать документы при себе. Во-вторых, избегать фотографий до момента посадки. В современных условиях, выставленный в социальные сети билет, талоны и т.д. может быть скопирован в мошеннических целях. Такие ситуации могут привести к тому, что билет окажется уже обработан/обслужен, и пассажир потеряет не только проездной документ, но и деньги. В целом, вопрос о сохранении посадочного талона и авиабилета во многом схож с другим предосторожностями с документами и багажом. Вопрос о восстановлении посадочного талона решается многими способами. Если билет был оформлен через сайт в интернете, то восстановить его можно через стойку самостоятельной регистрации. Кроме того, талон может быть в мобильном варианте оформления. Его восстановление также возможно через такой формат. Хоть вылет происходит из города Москва или Кишинёва, неважно, данные типы восстановления потерянного талона будут доступны. Следует помнить, что в небольших аэропортах может не оказаться стойки самостоятельной регистрации. По этой причине лучше всего иметь при себе дополнительно распечатанные на бумажном носителе талоны и билеты. Такая предосторожность может выручить в непредвиденных ситуациях, особенно, если проездной документ необходим для отчетности.
Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.
Помимо упомянутых случаев, восстановление посадочного талона «Аэрофлот» может потребоваться еще и тем, кто является участником программы «Аэрофлот бонус». Как известно, суть данной программы заключается в получении бонусов за счет количества преодоленных миль на самолетах этого перевозчика. Впоследствии бонусы можно использовать в качестве скидки на билет. Благодаря действующей системе автоматического восстановления миль теперь пассажирам не придется проходить данную процедуру вручную. Соответственно, получать дубликат талона или справку тоже не потребуется. Для восстановления миль достаточно просто отправить соответствующую заявку на электронную почту авиакомпании или подать ее в один из офисов Аэрофлота. Для восстановления миль необходимо указать в заявке такие данные, как номер рейса, дату вылета и номер вашего билета. Мили будут зачислены через 2-5 дней. Стоит учитывать, что воспользоваться системой автоматического восстановления можно только в том случае, если вы летели регулярным рейсом. Делается это не ранее чем через 2 недели и не позднее, чем через 3 месяца после перелета.
Как видно, Аэрофлот и другие авиаперевозчики предусмотрели такую ситуацию, как потеря талона, дающего право на посадку. Выбирать способ восстановления надо в зависимости от обстоятельств. Если это нужно сделать срочно, старайтесь быстро найти уполномоченного сотрудника компании. Чем быстрее вы изложите ему свою проблему, тем быстрее и эффективнее она будет решена, и тем больше ваши шансы успеть на рейс.
Если у работника нет ни посадочного талона со штампом о досмотре, ни справки от авиакомпании, он может представить в бухгалтерию и другие документы, которые так или иначе подтверждают факт авиаперелета. Об этом говорится в комментируемом письме.
Действительно, согласно пункту 1 статьи 252 НК РФ для целей налогообложения прибыли затраты могут иметь и косвенное документальное подтверждение. В том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором. Возможность учета расходов на приобретение электронного авиабилета в случае, если они имеют косвенное подтверждение, Минфин подтверждал и ранее (см., например, письма Минфина России от 02.04.2014 № 03-03-РЗ/14597, от 07.09.2007 № 03-03-06/1/649О).
Вместе с тем были и не такие “лояльные” выводы. Так, при отсутствии посадочного талона или справки, подтверждающей, что работник воспользовался приобретенным для него авиабилетом, командировочные расходы на проезд не будут учитываться для целей налогообложения прибыли. В такой ситуации они не соответствуют положениям статьи 252 НК РФ в части необходимости надлежащего документального подтверждения произведенных расходов (см. письмо Минфина России от 18.05.2015 № 03-03-06/2/28296).
Поэтому, на наш взгляд, чтобы снизить риск претензий со стороны инспекции, все-таки при отсутствии посадочного талона или отдельных реквизитов в нем безопаснее подтверждать расходы на перелет справкой, выданной авиаперевозчиком или его представителем.