Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инструкция: как правильно оформить справку о доходах». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
При необходимости представления отчета 2 НДФЛ в стороннюю организацию физ. лицо обращается с письменным заявлением на выдачу бланка в бухгалтерию. Здесь указывают, сколько экземпляров подготовить, и за какой период. Место представления при этом указывать не нужно.
Где может понадобиться 2-НДФЛ
Она нужна для получения налогового вычета за определенный срок, также ее могут потребовать и в других инстанциях и организациях, например:
- в органах соцзащиты, если нужно оформить государственные пособия или дотации;
- в банках при оформлении кредита;
- в визовой службе, если делаются документы на выезд за границу;
- на новом месте работы при трудоустройстве, чтобы оформить положенные льготы по налогу.
С 2021 г. возврат налога за определенный период можно оформить по следующим видам доходов:
|
№ |
Вид доходов |
|
1. |
Оплата по трудовому договору или договору ГПХ |
|
2. |
Оплата за оказание услуг |
|
3. |
От сдачи в аренду квартиры |
|
4. |
Продажа/получение в дар имущества (кроме ЦБ) |
|
5. |
Некоторые другие виды |
Сколько делается справка 2 НДФЛ по закону
Согласно ст. 62 на заполнение справки предприятию отводится три рабочих дня. Если эти сроки нарушены, сотрудник вправе обратиться с жалобой в трудовую инспекцию. Руководство организации будет привлечено к административной ответственности за нарушение законодательства.
Знайте, что справка выдается безвозмездно, невзирая на количество обращений одного и того же лица, и по просьбе готовят ряд бланков.
После получения декларации 2 НДФЛ, физ. лицо проверяет наличие подписи доверенного лица, за составление, печати и регистрацию.
Основные этапы подготовки справки 2-НДФЛ к выдаче
Для того чтобы вы могли вовремя выдать правильную справку, предлагаем вам стандартный набор этапов, которым необходимо следовать для подготовки формы 2-НДФЛ.
Этап 1. Запрос сотрудника. Первое, с чем придется столкнуться бухгалтеру или кадровику, выдающему такие документы, — это запрос сотрудника. Скорее всего, это будет устная просьба, без какого-либо уточнения о периоде и назначении справки 2-НДФЛ. В некоторых компаниях такие просьбы могут отправляться по электронной почте.
Этап 2. Оформление заявления. В этом случае сотруднику необходимо представить форму для формирования запроса на справку. Лучше, если ему также будет предложен образец для заполнения, чтобы он сразу мог сориентироваться и правильно его составить.
О порядке оформления заявления на выдачу справки 2-НДФЛ читайте здесь.
Этап 3. Сбор данных. После получения оформленного запроса бухгалтер готовит данные для составления справки. При наличии автоматизированных систем учета собрать такую информацию не составит труда. Как правило, в программах ведется персонализированный учет во всех разрезах, который позволяет нажатием пары кнопок сформировать документ нужного формата. Если же автоматизированная система учета отсутствует, то исполнителю придется потратить больше времени на сбор данных.
Этап 4. Подготовка справки. Как только данные будут подготовлены и сверены, необходимо распечатать справку, подписать ее и поставить печать. Это нужно сделать в обязательном порядке, т. к. без отметки работодателя такой документ не будет считаться действительным.
Сроки выдачи справки 2-НДФЛ
Справки предоставляются руководителем компании в трех случаях.
- Форму необходимо передать в налоговую инспекцию на каждого отдельного сотрудника с данными об удержании средств. Такая процедура должна проводиться ежегодно до 1 апреля.
- Справки при отсутствии удержанных средств по форме признака 2 следует сдавать до 1 марта.
- Документ выдается по требованию работника любое количество раз. Руководитель не имеет права отказать своему сотруднику в таком обращении. В отдельных случаях физическое лицо делает одновременно запрос на несколько справок.
Подача запроса на получение формы об уплате налогов не является обязательной. Некоторые руководители выдают справки по устной просьбе работника. Без напоминаний документ готовится физическому лицу при его увольнении.
Если руководством было принято решение о выдаче 2 НДФЛ только после получения заявления от работника, оно заполняется произвольно.
В обращении к начальству нужно указать:
- личные данные;
- период, за который необходимо представить отчет (в пределах последних трех лет).
Назначение справки 2-НДФЛ
Справка 2-НДФЛ — это часть налоговой отчетности. В соответствии с требованиями Налогового кодекса ее нужно сдавать в инспекцию по месту регистрации за каждый отчетный период по каждому сотруднику. Такие правила зафиксированы в соответствии с п. 5 ст. 226 и п. 2 ст. 230 НК РФ. В документе указывается объем дохода работника за налоговый период, а также размер налоговых удержаний.
Данная справка не только нужна для непосредственной отчетности перед налоговыми органами, но и может быть запрошена сотрудником, получающим доход у данного работодателя. Для этого сотруднику требуется написать заявление и указать период времени, за который нужно представить данные о заработной плате и подоходном налоге. Такие нормы зафиксированы в п. 3 ст. 230 НК РФ.
Эта необходимость может возникнуть в разных случаях. Так, справка 2-НДФЛ представляется в кредитное учреждение при оформлении крупных кредитов, например, ипотеки. Некоторые визовые центры и посольства могут запросить у гражданина такой документ для подтверждения платежеспособности туриста и выдачи ему визы. Кроме того, «подоходная» справка потребуется сотруднику для подтверждения дохода, если он в середине года устроился на работу и хочет получить вычет на ребенка.
Как бухгалтеру представить стандартный налоговый вычет и не ошибиться в расчетах, разобрано в готовом решении от «КонсультантПлюс». Оформите бесплатный онлайн-доступ для просмотра всех заинтересовавших вас материалов.
Порядок выдачи справки достаточно прост, но сложности могут возникнуть, если процесс ее оформления в компании не урегулирован. При этом трудности будут испытывать не только сами бухгалтеры, формирующие 2-НДФЛ, но и сотрудники, запрашивающие такой документ. Для организации это может быть существенной проблемой, т. к. «подоходная» справка — один из самых часто запрашиваемых сотрудниками у работодателя документов
Зачем нужна справка 2-НДФЛ
Россияне, оформленные по трудовому договору, обязаны отчислять в казну ежемесячно 13% от зарплаты. Справка 2-НДФЛ нужна для подтверждения размера официальных доходов и величины удержанного налога. Работодатель отправляет в ФНС данные по каждому сотруднику. Налоговая видит, где трудится гражданин, какая у него зарплата, сколько он заплатил НДФЛ.
Чаще всего справку 2-НДФЛ берут при оформлении налогового вычета за покупку квартиры, оплату учебы, лечения, посещения спортивных секций. Такой документ требуют и в банке, когда гражданин подает заявку на кредит. Собираете бумаги на социальные пособия? Или хотите подтвердить, что дорогую покупку оплатили честно заработанными деньгами? Представьте по месту требования справку 2-НДФЛ: в ней отражены все нужные сведения.
Порядок заполнения 2-НДФЛ за 2022 год
Приказом ФНС России №ЕД-7-11/753@ ввели два варианта справки о доходах:
- как приложение №1 к отчёту 6-НДФЛ. Сдаётся в ИФНС по итогам года в составе 6-НДФЛ. Отдельно не используется;
- как отдельная форма КНД 170518. В Приказе ФНС идёт Приложением №4. Именно её нужно выдавать работникам.
Предприятия, имеющие наемных работников и выплачивающие доход физическим лицам, выступают в отношении них налоговым агентом.
Работодатель обязан удержать у работника НДФЛ и перечислить его в бюджет. В случае возникновения задолженности в справке отражается неисполненное своевременно обязательство.
Не считается задолженностью суммы налога, не перечисленные в бюджет на момент окончания календарного года.
Здесь необходимо правильно понимать формулировку «перечисленный за календарный год». Сведения должны соответствовать дате формирования справки, что предусмотрено в форме.
По данному поводу опубликовано разъяснение в письме ФНС РФ от 03.02.2012г. за № ЕД-4-3/1692.
Ответы на вопросы читателей
Где взять справку 2 ндфл индивидуальному предпринимателю?
Нигде. Если ИП осуществляет только предпринимательскую деятельность, он не платит налог на доходы физических лиц, поэтому получить документ не представляется возможным. В случае, когда ИП дополнительно работает по найму, он может запросить у работодателя справку в отношении этих доходов.
2 ндфл и 3 ндфл в чем разница?
3 НДФЛ – это налоговая декларация, подаваемая в ИФНС с целью отчитаться по налогу на доходы физических лиц. Ее подают не организации, а граждане, если они получили доход не от основной деятельности и обязаны уплатить налог с этого дохода. Также 3 НДФЛ заполняют, чтобы вернуть часть уже уплаченного в казну налога на доходы физлиц. А форма 2 НДФЛ служит основой для составления декларации 3 НДФЛ.
Кто подписывает справку 2 ндфл и нужна ли печать?
Бланк подписывается руководителем и главным бухгалтером компании. Печать ставится, если это требование выдвигает организация, в которую предъявляется справка. Но и без печати документ имеет юридическую силу. К тому же, некоторые работодатели, например, многие ИП, ведут деятельность без использования печати. То есть, если печать имеется, то лучше ее поставить, но можно предъявить справку и без печати – это не является нарушением.
Что такое налоговая база в справке 2 ндфл?
Это то значение, от которого рассчитывается НДФЛ. Налоговая база представляет собой разницу между общей суммой дохода и всеми вычетами, положенными работнику. Если сумма вычетов больше, чем сумма доходов, налоговая база равна 0.
Сколько стоит сделать справку 2 ндфл?
В среднем такая услуга стоит 2 – 3 тысячи рублей. Но последствия ее покупки могут обойтись гораздо дороже.
Как оформить справку через Госуслуги?
Если работник попросит 2-НДФЛ 10-лет ней давности
На такую просьбу работника можно ответить отказом. Ведь в соответствии с НК РФ хранить налоговые документы налогоплательщики и налоговые агенты должны в течение четырех лет (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ), а согласно специальному архивному Перечню (утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558) – в течение пяти лет. Соответственно, работодатель не обязан выдавать работникам Справки за период, превышающий данный срок.
Документ 2-НДФЛ (налог на доходы физических лиц) – это бланк налоговой отчетности. В нем указываются сведения о доходах физического лица. Справки формируются по каждому физическому лицу, получившему доход и вознаграждения, и заполняет их налоговый агент. Таковым является непосредственный работодатель, у которого сотрудник трудится по трудовому или гражданско-правовому договору. Справки 2-НДФЛ делаются за период года и подаются в налоговую инспекцию в соответствии со сроками, указанными в законодательстве.
Сколько времени делается справка 2-НДФЛ на работе
Согласно п.3 ст.230 НК налоговый агент обязан предоставлять сотрудникам по их заявлениям сведения о доходах по установленной форме. Но вот срок изготовления справки 2-НДФЛ Кодексом не установлен. Более того, в письме от 26.08.2016 № 03-04-05/50030 Минфин пояснил, что этот вопрос вообще не относится к предмету регулирования НК РФ, а лежит в сфере правоотношений между работником и работодателем.
Из ст.62 ТК следует, что работодатель обязан выдать справку 2-НДФЛ в срок не позднее 3 рабочих дней. В этой же статье прописано, что документ выдается по письменному заявлению сотрудника. Хотя на практике в некоторых компаниях достаточно устной просьбы.
Пример 1
Важно!
У ИП справка 2-НФДЛ выдается в течение того же срока и по тем же правилам, что и у юридических лиц.
При прекращении трудовых отношений справка 2-НДФЛ готовится и выдается сотруднику в обязательном порядке в день его увольнения (ст.84.1 ТК). В этом случае никаких заявлений писать не надо.
Обычно, справка 2-НДФЛ выдается за срок, равный 1 году. То есть, если нужно получить сведения о доходах за 3 года (например, для деклараций 3-НДФЛ), нужно делать 3 отдельные справки. Однако никаких запретов на выдачу справки за полугодие или квартал нет. Если сотруднику нужны данные за текущий год, справку 2-НДФЛ делают за прошедшие месяцы.
Пример 2
Если справка 2-НДФЛ делается долго, и сотрудник считает, что его права нарушены, он может обратиться в трудовую инспекцию. За нарушение трудового законодательства работодателю грозит штраф по ст.5.27 КоАП:
- для ИП 1000-5000 руб.;
- для юр.лиц 30000-50000 руб.
Важно!
Сколько надо отработать, чтобы получить 2-НДФЛ
Новая справка о суммах доходов и удержанном налоге выдается по запросу работника в течение 3 рабочих дней или при увольнении вместе с трудовой книжкой без дополнительных запросов. В Налоговом кодексе РФ и нормативно-правовых актах ФНС не сказано, в течение какого времени с момента трудоустройства человек вправе попросить изготовить для него этот документ. Это зависит от причин, по которым ему нужны сведения. Законодательно не определено, за сколько месяцев дается справка 2-НДФЛ минимально. Если человек уволится, отработав всего несколько дней, ему начислят зарплату за этот период и удержат с нее налог. Следовательно, при увольнении он получит документ с информацией о выплатах и удержаниях вместе с остальными документами, как предусмотрено нормами Трудового кодекса РФ.
Если человек устроился на работу и хочет получить сведения о зарплате и суммах удержанного НДФЛ, ему придется подождать месяц. По нормам НК РФ НДФЛ удерживают только с полученного дохода, которым заработная плата признается в последний день календарного месяца. Раньше этой даты исчислить налог разрешается только при увольнении.
Когда нужно выдать справку 2-НДФЛ сотруднику
Часто банки и другие организации используют справку 2-НДФЛ, чтобы узнать о доходах и платежеспособности человека. Она бывает нужна, например:
Налоговый агент обязан выдать справку, если физлицо обратилось с соответствующим заявлением. Запрашивать справку могут не только трудоустроенные работники, но и бывшие сотрудники и иные физлица, получившие выплаты от налогового агента. Форма такой справки по доходам за 2021 год утверждена Приложением № 4 к Приказу ФНС России от 15.10.2020 N ЕД-7-11/753@. А вот если сотрудник запросит сведения за 2020 год и более ранние периоды, справку нужно выдать по той форме, которая действовала тогда. Для 2019 и 2020 года она утверждена Приложением № 5 к приказу ФНС России от 02.10.2018 №ММВ-7-11/566@.
По сравнению с формой, которая подается в налоговую инспекцию и ранее выдавалась сотрудникам, справка для работников по доходам за 2021 года немного упрощена. Из нее исключены сведения о номере, признаке справки, уведомлениях на вычеты. Зато добавлен раздел со сведениями о налоговом агенте.
Если работник, в том числе бывший, обратился за справкой о доходах, оформить ее нужно в течение 3 рабочих дней, согласно статье 62 Трудового кодекса РФ. Справка должна быть подписана руководителем. Если работник увольняется, то выдать справку надо в последний день его работы. Для иных получателей дохода срок выдачи справки по заявлению составляет до 30 рабочих дней.
Как выглядит справка 2-НДФЛ
Справка 2-НДФЛ имеет машиноориентированную форму и предназначена для работодателей, которые отчитываются на бумаге. Новая форма должна ускорить процесс обработки данных, так как позволит автоматизировать сканирование, распознавание и оцифровку полученных справок.
Справка о доходах и суммах налога физического лица в 2021 году состоит из двух частей:
2. Приложение к справке «Сведения о доходах и соответствующих вычетах по месяцам налогового периода». Укажите номер справки, отчетный год 2021, ставку налога и заполните данные по месяцам.
Если у сотрудника компании есть доходы, обложение которых осуществляется по иным ставкам, чем 13 %, они отображаются в отдельных разделах. Сумма налога с этих доходов также указывается отдельно.
Порядок выдачи справки 2-НДФЛ работнику
В соответствии со ст. 230 НК РФ налоговые агенты обязаны выдавать физическим лицам по их заявлениям справки о полученных физическими лицами доходах и удержанных суммах налога.
Срок предоставления справки 2-НДФЛ регулируется ст. 62 ТК РФ и составляет не более 3 дней со дня предоставления письменного заявления работника.
Бывают случаи, когда работнику требуется справка 2-НДФЛ за предыдущие годы – работодатель обязан её предоставить. Не установлен срок давности, определяющий ограничение выдачи справки.
Итак, для того, чтобы получить справку 2-НДФЛ:
| Работник | Работодатель |
| Должен предоставить письменное заявление о предоставлении справки 2-НДФЛ | Обязан в течение трёх дней предоставить справку 2-НДФЛ |
Как получить справку 2-НДФЛ в случае ликвидации организации?
В случае ликвидации организации работнику не удастся получить справку 2-НДФЛ у бывшего работодателя.
В соответствии с законодательством РФ есть возможность получить справку 2-НДФЛ следующим образом:
| Кто запрашивает справку 2-НДФЛ? | Порядок действий | Комментарий |
| Новый работодатель | Направление запроса в ПФР и ИФНС | Новый работодатель обязан пояснить необходимость получения справки 2-НДФЛ без участия работника (исчисление размера пособия по временной нетрудоспособности, налоговых вычетов, отпускных) |
| Застрахованное лицо | Направление запроса в ПФР | Форма утверждена Приказом Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 24 января 2011 г. № 21н «Об утверждении формы заявления застрахованного лица о направлении запроса в территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации о представлении сведений о заработной плате, иных выплатах и вознаграждениях, формы и порядка направления запроса, формы и порядка представления запрашиваемых сведений территориальным органом Пенсионного фонда Российской Федерации» |
| Застрахованное лицо | Получение сведений через Личный кабинет налогоплательщика | На сайте Федеральной налоговой службы |