Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как передать дела при увольнении». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Передача дел по акту преемнику – хороший способ разграничить временные промежутки, когда ответственность за правильность заполнения документации, сохранность активов лежит на увольняемом лице, а когда на новопринятом человеке.
Как оформить акт приемки-передачи дел
По окончании процесса составляют акт приемки-передачи дел произвольной формы. Он включает:
- Ф.И.О. и должности передающих и принимающих дела работников;
- название переданных документов и их количество;
- наименование передаваемых ценностей и имущества, их количество;
- если были действия по обучению сотрудника приемам работы, передано описание проектов с указанием стадий их выполнения, это тоже нужно отразить в акте;
- при выявлении расхождений в ходе пересчета дел и ценностей результаты нужно зафиксировать в документе;
- в акте должны быть подписи передавшего и принявшего работника, а также членов комиссии, присутствовавших при передаче.
Процесс передачи дел подразумевает не только отчет о состоянии работы, но и устные рекомендации о способах выполнения должностных обязанностей. Приказ создается, чтобы максимально точно передать границы ответственности и должностных обязанностей. Он составляется руководителем компании в произвольной форме.
Информация, которая содержится в приказе:
- Данные об организации.
- Номер и дата составления.
- ФИО и должности принимающей и передающей сторон.
- Причина и сроки выполнения приема-передачи.
- Перечень дел, которые будут передаваться.
- Состав комиссии и данные о ее председателе.
- Срок вступления в силу.
- Дополнительные указания: провести инвентаризацию, аудиторскую проверку и др.
- Лицо, ответственное за процедуру.
Получение сотрудником имущества работодателя
Акт передачи материальных ценностей другому лицу – документ, необходимый для фактического подтверждения процесса передачи товарно-материальных ценностей под ответственное хранение.
Проверка происходит до ухода работника с должности. При отказе в участии в процедуре работника можно привлечь к материальной и дисциплинарной ответственности. Акт составляется сторонами передачи. Его форма произвольная.
Сведения, которые указываются в акте:
- Дата и место составления.
- Номер приказа, на основании которого происходит процедура.
- Сведения об организации.
- ФИО и должности принимающей и передающей сторон.
- Перечень передаваемых ценностей.
- Обнаруженная недостача (если она имеется). Вновь принятое лицо принимает имущество только по факту его наличия.
- Сведения о свидетелях процесса.
Образец приказа о приеме-передаче дел
Порядок, по которому происходит передача дел от увольняемого сотрудника к новому должен быть предусмотрен в локальных документах компании. Ни одним нормативным документом не установлена необходимость в составлении приказа о передаче дел, поэтому и особых требований к данному документу нет. Поэтому работодатели вправе составить приказ в свободной форме, придерживаясь определенных правил:
- Шапка документа должна содержать наименование компании, номер и дату приказа, а также место составления документа.
- Наименование документа – Приказ о приеме-передаче дел, где также может быть указана должность.
- Причина издания документа (например, увольнение сотрудника или его перевод на иную должность).
- ФИО сотрудников (увольняемый сотрудник и принимающий дела новый работник).
- Период времени, который может быть затрачен на передачу-прием дел.
- Место, в котором должна проводиться передача дел (например, в конференц-зале, кабинете или приемной).
- Ответственное за данную процедуру и составление акта передачи лицо. Это может быть замруководителя или иной сотрудник, отвечающий за передачу дел.
- Крайний срок, в который должен быть составлен акт передачи дел и опись передаваемых документов.
- Дополнительные распоряжения руководителя (например, проведение инвентаризации, проверки документов или аудита).
- Приказ подписывает руководитель организации, а также все лица, которые упоминаются в данном документе (то есть, передающий и принимающий дела, а также ответственное лицо).
Когда нужен передаточный акт
Начнем с того, что актом фиксируется:
- текущее состояние рабочего процесса;
- процент выполнения определенных задач;
- объем находящихся на хранении ценностей и документов.
Передача дел реализуется от увольняемого работника лицу, принимаемому на высвобождаемую должность. Если специалист на это рабочее место не найден, образец акта приема-передачи дел при увольнении оформляется с участием работника, который назначен временно исполняющим обязанности по высвобождаемой должности.
Перечислим, в чем заключаются преимущества передачи дел по акту:
- рабочий процесс не прекращается;
- новый специалист и его наниматель могут объективно оценить объем ежедневной работы;
- распределение ответственности во времени за период работы прежнего специалиста и время трудоустройства нового работника;
- работники знают, что результаты их работы будут проверены и оценены даже в случае расторжения контракта, поэтому стремятся выполнять свои обязанности качественно.
Если осуществляется расторжение трудового договора с главным бухгалтером, необходимо создать комиссию по проверке бухгалтерской отчетности. Она возглавляется руководителем компании. Обязательно проводится инвентаризация материальных ценностей, чтобы убедиться в достоверности данных бухгалтерского учета.
При увольнении материально ответственных сотрудников необходимо согласовать передачу дел с главным бухгалтером для минимизации риска несвоевременного выявления недостач материальных ценностей.
Особенности расторжения трудового соглашения главным бухгалтером
Главбух также несет серьезную ответственность в рамках деятельности компании. Процесс передачи дел новому специалисту производится на основании требований Федерального закона «О бухгалтерском учете» (№402-ФЗ). Бухгалтер обязан грамотно вести учет, формируя финансовую отчетность организации. Пожалуй, это самая сложная и ответственная работа на предприятии.
При увольнении гражданин детально передает материалы последователю. Для этого стандартно формируется передаточный акт. Преемнику на основании документа вводится в курс дел и начинает работу. Стоит заметить, что документальная передача бухгалтерской отчетности не установлена законом. Поэтому наниматель не вправе требовать от человека строгого соблюдения данной процедуры.
Комментарий специалиста
Платонов Александр
Юрист
На практике чаще используется иной метод. На временную должность помощника главбуха принимается грамотный специалист, который несколько месяцев помогает ответственному лицу готовить документы и исполнять должностные обязанности. За этот период он вникает в суть происходящего и при увольнении специалиста готов оперативно заменить последнего.
Не стоит бояться документировать прием-передачу кадровых документов. Данная процедура позволит новому сотруднику отдела кадров оценить состояние кадровых документов и снять с себя ответственность за ошибки, допущенные в предыдущий период. Отметим, что если новичок отказывается подписывать акт приема-передачи (например, видя, что кадровое делопроизводство в запущенном состоянии), необходимо ему разъяснить, что это в его интересах. Ведь в случае претензий контролирующих органов вся ответственность будет именно на работнике, выполняющем обязанности по кадрам в этот момент. Целью кадровика, приступающего к своим обязанностям, должно быть улучшение деятельности кадровой службы и, помимо поиска ошибок в уже созданных документах, принятие всех необходимых мер для их предотвращения в дальнейшем.
Особенности расторжения трудового соглашения главным бухгалтером
Главбух также несет серьезную ответственность в рамках деятельности компании. Процесс передачи дел новому специалисту производится на основании требований Федерального закона «О бухгалтерском учете» (№402-ФЗ). Бухгалтер обязан грамотно вести учет, формируя финансовую отчетность организации. Пожалуй, это самая сложная и ответственная работа на предприятии.
При увольнении гражданин детально передает материалы последователю. Для этого стандартно формируется передаточный акт. Преемнику на основании документа вводится в курс дел и начинает работу. Стоит заметить, что документальная передача бухгалтерской отчетности не установлена законом. Поэтому наниматель не вправе требовать от человека строгого соблюдения данной процедуры.
Комментарий специалиста
Платонов Александр
Юрист
На практике чаще используется иной метод. На временную должность помощника главбуха принимается грамотный специалист, который несколько месяцев помогает ответственному лицу готовить документы и исполнять должностные обязанности. За этот период он вникает в суть происходящего и при увольнении специалиста готов оперативно заменить последнего.
Получение сотрудником имущества работодателя
Проверка происходит до ухода работника с должности. При отказе в участии в процедуре работника можно привлечь к материальной и дисциплинарной ответственности. Акт составляется сторонами передачи. Его форма произвольная.
Сведения, которые указываются в акте:
- Дата и место составления.
- Номер приказа, на основании которого происходит процедура.
- Сведения об организации.
- ФИО и должности принимающей и передающей сторон.
- Перечень передаваемых ценностей.
- Обнаруженная недостача (если она имеется). Вновь принятое лицо принимает имущество только по факту его наличия.
- Сведения о свидетелях процесса.
- акта приема-передачи материальных ценностей при увольнении сотрудника
- акта приема-передачи материальных ценностей при увольнении сотрудника
Акт подписывается сторонами процедуры и свидетелями. Далее он утверждается руководителем. Приказ и акт о передаче дел и материальных ценностей – документы, позволяющие разграничить ответственность старого и нового сотрудников.
До последнего рабочего дня сотрудники обязаны исполнять все, что написано в их инструкциях и договорах. Поэтому, если увольняющееся лицо отказывается передавать документы, вводить в курс преемника или участвовать в инвентаризации, руководство вправе привлечь его к дисциплинарной ответственности. Например, по нормам ст. 192 ТК РФ, работодатель может сделать сотруднику замечание или объявить выговор. Если и это не помогло, то можно сменить основание для расторжения трудовых отношений и уволить работника на основании п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ. В некоторых случаях, например, при уходе главбуха или руководителя, это можно сделать независимо от того, подал ли он заявление об увольнении по собственному желанию.
Правовые документы
- Статья 60 ТК РФ. Запрещение требовать выполнения работы, не обусловленной трудовым договором
- Статья 192 ТК РФ. Дисциплинарные взыскания
- Статья 81 ТК РФ. Расторжение трудового договора по инициативе работодателя
Акт приема-передачи документов при смене директора
Акт приема-передачи документов при смене директора — правовой документ, формируемый в рамках корпоративных отношений. Рассмотрим, в каких случаях он составляется и в какой структуре может быть представлен.
- Для чего нужен акт передачи дел при смене директора?
- Обязан ли бывший генеральный директор передавать документы по акту?
- Передача документов бывшим директором новому: локальные нормативы
- Акт приема-передачи документов от бывшего директора к новому: структура документа
- Передача документов по акту: нюансы
- Где можно скачать образец акта передачи документов при смене директора?
- Итоги
Зачем нужна передача дел
Передача дел по акту преемнику – хороший способ разграничить временные промежутки, когда ответственность за правильность заполнения документации, сохранность активов лежит на увольняемом лице, а когда на новопринятом человеке.
Перед оформлением акта комиссионно проводится проверка и инвентаризация. Их результаты отражаются в итоговом документе, который дает возможность точно идентифицировать объем выполняемой работы сотрудником.
Для запуска процесса перехода должностных функций от увольняемого работника его преемнику руководитель предприятия издает приказ о передаче дел при увольнении. Этим документом подтверждается факт того, что покидающий должность специалист передал документацию и материальные активы, компания не имеет претензий к нему. Перечислим неотъемлемые элементы распоряжения:
- дата составления;
- место издания;
- регистрационный номер формуляра;
- перечисление должностей и Ф.И.О. ответственных лиц;
- суть распоряжения, мотивы инициирования проверки;
- подпись директора и печать фирмы.
Составление акта при смене генерального директора
Составление акта приема-передачи документов при смене директора – это типичная процедура, связанная с особенностями корпоративных отношений. Часть документации восстановить крайне трудно, поэтому факт передачи тщательно фиксируется. Принимающая сторона должна уделить большое внимание проверке учредительных документов, лицензий, доверенностей, договоров. При необходимости к акту прикладывают ксерокопии наиболее важных бумаг и описи документов.
Прямая обязанность генерального директора передавать документацию по акту нигде не зафиксирована. Однако, в п. 4 ст. 29 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ указано, что при смене руководителя компании необходимо обеспечить и передачу бухгалтерских документов. Порядок передачи каждая организация определяет самостоятельно. Положения, регламентирующие обязательную передачу документации от бывшего гендиректора к новому, следует закрепить в локальных нормах организации.
Регламент проведения инвентаризации
Любые отношения, в их числе и трудовые, однажды обязательно закончатся. Порядок увольнения любого сотрудника, кем бы он ни был, какие бы обязательства на нем ни лежали, должен строго соответствовать требованиям действующих законодательных норм. В Трудовом кодексе (ст. 84.1) описаны общие правила освобождения от должностей.
В том числе — и лиц с материальной ответственностью. До того, как официально выставить за дверь такого сотрудника, производится проверка с обязательным подписанием акта (Федеральный закон № 402-ФЗ в ред. 2020 г. «О бухгалтерском учете»), а уходя он передает ценности в ведение другого работника организации.
После этого производится расчет, бывшему служащему выдаются на руки его документы, трудовая книжка (ст. 140 ТК). Причем, правила передачи корпоративных ценностей наниматель может менять по своему усмотрению (ст. ТК.
Сама инвентаризация организуется по алгоритму:
- Для уточнения сроков, ТМЦ, подлежащих инвентаризации, создается инвентаризационная комиссия приказом руководителя.
- Перед началом инвентаризации главный бухгалтер обязан представить каждому члену комиссии весь перечень имущества фирмы со стоимостными характеристиками, а также обязательства.
- Информация в регистрах отражает: дату хозяйственной операции, сумму хозяйственной операции, остатки стоимости на дату инвентаризации.
- Руководитель комиссии визирует все данные бухгалтерии.
- С работников МОЛ берутся расписки по списания и приходам.
- Вся информация сверяется.