Как принять сотрудников на работу: инструкция для ИП и ООО

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как принять сотрудников на работу: инструкция для ИП и ООО». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Должен ли предприниматель оформлять договор, если у него работают родственники? Здесь всё зависит от характера отношений. Понятия семейного бизнеса для ИП нет, даже если речь идет о супругах, имеющих общий бюджет.

Какой договор нужно заключать

Как оформить сотрудника в ИП? Есть два разрешённых, законных способа:

1. заключить с ним трудовой договор (ТД). Такой вариант актуален, если обязанности работника носят рутинный, повторяющийся характер. Например, менеджер по снабжению занимается обеспечением производства на постоянной основе — каждый месяц он формирует и управляет поставками сырья и материалов.
2. подписать с ним гражданско-правовой договор (ГПД). Этот способ применим при выполнении уникальных, разовых или регулярных услуг, которые ограничены по времени и имеют чётко выраженный результат. К примеру, ГПД на установку и обслуживание программного обеспечения. Исполнитель работает по заявкам, и объём работ может сильно отличаться в разные месяцы.

Мы рассмотрели вопрос, как ИП может официально устроить на работу сотрудника. Вариант только один — заключить трудовой договор или договор ГПХ. Подменять их нельзя, иначе будет грозить серьёзный штраф.

Издавать приказ не обязательно, но нужно вовремя отчитаться в ПФР, внести запись в ТК и завести личную карточку на работника. Основанием для приёма работника должно быть утверждённое руководителем штатное расписание.

Как налоговая может вычислить нарушителей закона

• Физически невозможно вести бизнес без работников. Например, у вас несколько мясных магазинов, но из сотрудников числитесь только вы.

• Трудозатратная деятельность и большие доходы. Прибыль говорит о том, что вы работаете, а код ОКВЭД указывает на то, что в одиночку с задачами не справиться. Например, один человек не может сам построить здание.

• Подписи несуществующих работников. Например, в накладных на грузоперевозку стоит подпись неизвестного человека.

• Справки для банков. Часто неофициально оформленные сотрудники просят предоставить им справку о доходах для получения кредитов и ипотеки.

• Выплаты зарплаты на карты. Регулярные платежи на один и тот же счет говорят сами за себя.

При оформлении ИП в ООО на официальной основе преимуществами являются следующие моменты:

1. Возможность совмещения двух видов деятельности. Гражданин может одновременно получать доход от своей предпринимательской деятельности и при этом иметь стабильный заработок как сотрудник организации. Например, у человека может быть собственный магазин, в котором торговлю ведут наемные работники. Этот магазин приносит ему прибыль (доход от предпринимательской деятельности). При этом у самого гражданина нет необходимости присутствовать в магазине, что дает ему возможность дополнительно осуществлять профессиональную деятельность в какой-нибудь организации на позиции рядового сотрудника. В итоге у него появляется два источника дохода.
2. Наличие «подушки безопасности». В нашей стране положение мелкого и среднего бизнеса достаточно нестабильное. ИП в большинстве случаев борются за выживание. При отсутствии у предпринимателя иных источников доходов, кроме его бизнеса, существует вероятность оказаться в тяжелом финансовом положении при банкротстве. По этой причине наличие дополнительного источник дохода является хорошей страховкой.
3. Непрерывность трудового стажа. В случае потери основного места работы (увольнение, сокращение, иные причины) у гражданина не прерывается трудовой стаж, поскольку он продолжает числиться как индивидуальный предприниматель.
4. Возможность делового взаимодействия. Такая возможность возникает, если гражданин является сотрудником организации, деятельность которой напрямую связана с направлением его предприятия. Он может оказывать своей организации услуги. Способ оформления взаимодействия — договора подряда. Налог с дохода — 6% (способ получения дохода — предпринимательская деятельность, а не заработок сотрудника организации).

Минусов от работы ИП у ООО нет. Единственным минусом можно назвать необходимость самостоятельной подачи отчетности, но эта необходимость обусловлена самим фактом существования ИП и не связана с наймом на работу в постороннюю организацию. Если гражданину невыгодно существование ИП, он может ликвидировать его и продолжать работать в организации на позиции сотрудника. В этом случае все стандартные удержания за него по ставке в 13% будет производить бухгалтерия предприятия.

Если же говорить об оформлении ИП в ООО условно (гражданско-правовой договор), то, напротив, количество минусов будет значительно превышать количество положительных моментов. К плюсам можно отнести только возможность не подчиняться трудовому распорядку, режиму рабочего времени и сокращению размера налоговых платежей (6% вместо 13%). Также плюсом является возможность совмещения разных видов деятельности (своя предпринимательская деятельность, работа по договору подряда). Остальные нюансы подобных трудовых взаимоотношений являются исключительно отрицательными:

• личная ответственность ИП своим имуществом;
• самостоятельная уплата обязательных взносов;
• самостоятельная сдача отчетности;
• отсутствие социальных гарантий.

В данной ситуации плюсы есть только у работодателя, который получает прибыль за произведенные ИП работы по договору подряда и при этом не несет никакой ответственности за работника с трудовой точки зрения. Подобная схема взаимодействия часто применяется риэлторскими агентствами, организациями по грузоперевозкам, таксопарками и т.д.

РЕЗЮМЕ

1. Любой индивидуальный предприниматель может стать штатным сотрудником ООО без ограничений. Эти формы трудоустройства независимы друг от друга.
2. Как ИП, гражданин обязан уплачивать обязательные вносы в пенсионный фонд и фонд медицинского страхования, а также налог от своего предпринимательского задекларированного дохода по используемой системе налогообложения.
3. Зарплата в качестве наемного работника не входит в предпринимательский доход, поскольку с не уже отчислен подоходный налог в 13% и обязательные взносы.
4. Преимущества и гарантии наемной работы обеспечены Трудовым Кодексом РФ – оплата больничных, ежегодный отпуск, охрана труда и пр.
5. Дополнительный преимуществ предпринимательство для наемного работника не дает.
6. Предпринимательская деятельность не должна мешать выполнению должностных обязанностей наемного работника.
7. За свои предпринимательские доходы ИП несет ответственность перед государством самостоятельно, а за доходы, полученные в ООО, отчитывается работодатель.

Оформление сотрудников как ИП: выгода и риски

Оформление сотрудника как ИП — схема старая, применяемая во многих российских компаниях, но «серая». На первый взгляд она может показаться очень выгодной, но давайте на примере разберем, сколько получится сэкономить и какими могут быть штрафы, когда налоговая вас раскроет.

	Штатный сотрудник	Индивидуальный предприниматель
Налог	13% от зарплаты, указанной в контракте	6% (для ИП на УСН «Доходы»)
Отчисления на медицинское страхование	5,1%	8 426 рублей в год
Отчисления в ПФР	до предельной базы 1 292 000 рублей — 22%; свыше — 10 %.	32 448 рублей в год (с доходов до 300 000 рублей).
Отчисления в ФСС	до предельной базы 912 000 рублей — 2,9%; свыше — 0%.	—
Взносы на травматизм	От 0,2% до 8,5%, зависит от вида деятельности и класса профессионального риска.	—
Дополнительные расходы	—	Если годовой доход больше 300 000 рублей, необходимо оплатить 1% с дохода свыше этой суммы, но не более 259 584 рублей.
Затраты работодателя на сотрудника с окладом 100 000 рублей (например, программиста)	зарплата — 100 000 рублей: 13 000 из них НДФЛ, 87 000 получает сотрудник; обязательное медицинское страхование — 5 100 рублей (100 000 х 5,1%); обязательное пенсионное страхование — 22 000 рублей (100 000 х 22%); обязательное социальное страхование — 2 900 рублей (100 000 х 2,9%); травматизм — 200 рублей (100 000 х 0,2%). Сотрудник обходится компании 130 200 рублей в месяц.	зарплата — 100 000 рублей: 6 000 из них налог, 94 000 получает сотрудник; взносы — 3 405 рублей (1/12 суммы за год); 1% от дохода, превышающего 300 000 в год, — 750 рублей (1/12 суммы за год). Сотрудник обходится компании 104 155 рублей в месяц.

Выплаты сотруднику и за сотрудника

Статья 136 ТК РФ предусматривает, что предприниматель обязан каждые полмесяца выплачивать сотруднику заработную плату. Сроки и порядок выплат установлены трудовым договором. При начислении зарплаты необходимо вести кадровый учет и табель рабочего времени. Несвоевременная выплата накладывает на работодателя административную или материальную ответственность.

Работник, оформленный по трудовому договору имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск и больничный. В свою очередь работодатель должен раз в месяц из зарплаты удерживать НДФЛ и перечислять в бюджет. Он составляет 13% и перечисляется в налоговую не позднее двух дней после начисления зарплаты.

Предприниматель, который привлек определенное количество сотрудников, становится работодателем, а значит должен перечислять установленные законодательством взносы. Страховые взносы должны быть оплачены до 15 числа каждого месяца. Ставка взносов составляет 30% с зарплаты сотрудника, где 22% в ПФР, 5,1% в ФОМС и 2,9% в ФСС.

Ответственность за неоформленного работника

Использование труда граждан без официального оформления договором грозит предпринимателю штрафами, а иногда и более серьезными мерами. Размер штрафных санкций за подобные нарушения варьируется от 30 000 до 300 000 рублей. Госорганы могут заблокировать деятельность бизнесмена. В особо серьезных случаях наступает уголовная ответственность за невыплату налогов.

Есть и еще один нюанс в плане оформления работников. Многих ИП больше устраивает заключение гражданско-правовых соглашений. Однако в определенных обстоятельствах такие договора могут быть переквалифицированы судебными органами в трудовые. В связи с этим ГПД будет признан недействительным, ИП придется доплатить налоги в бюджет и выплатить штраф в 5 000 рублей.

Признаками, по которым производится переквалификация договора, служат:

• Зачисление в штат.
• Работа исполнителя по внутреннему трудовому распорядку конкретной организации.
• Постоянное, а не разовое выполнение работ.
• Отсутствие в соглашении указаний на конкретные объемы работ.
• Периодичность оплаты услуг исполнителя.
• Наличие в договоре указаний на предоставление отпуска, компенсаций, гарантий, характерных для трудовых соглашений.
• Прохождение исполнителем медкомиссий и инструктажей на общих основаниях.
• Гарантированная ежемесячная оплата в фиксированных размерах.

Сюда же относится отсутствие актов приема и передачи, контроль процесса труда со стороны заказчика.

Шаг 2. Готовим внутренние нормативные документы

В обязанности работодателя входит не только выплата зарплаты сотруднику, но и обеспечение его всем необходимым для работы, и создание условий, в которых его работа будет безопасной.

Кроме того, чтобы в дальнейшем иметь возможность что-то требовать с работника, например, за порчу предметов труда в результате неправильной эксплуатации, или снять с себя ответственность за травму, если работник получит ее по своей вине, работодатель должен разъяснить работнику, что и как он должен делать на рабочем месте.

Для этого работодатель создает внутренние нормативные документы (локальные акты), в которых и разъясняет сотрудникам, что и как они должны делать. Далее принимаемый на работу человек с этим актами знакомится и подтверждает это подписью. Наличие таких документов и подписи сотрудника, что он с ними знаком, будет базой для защиты работодателя в случае, когда что-то произойдет по вине самого работника.

В базовый набор документов, который должен быть готов к приему сотрудника на работу, входят:

• Правила внутреннего распорядка (когда приходить на работу, когда уходить, когда и на сколько делать перерывы и тому подобное);
• Инструкции по охране труда. Такие инструкции зависят от отрасли, в которой работает наниматель и от специфики деятельности сотрудника. То есть, для рабочего за станком будет своя инструкция, для повара своя, для водителя грузового авто своя и так далее. Придется потратить время на изучение вопроса, но сделать это необходимо. Поскольку такие инструкции – первое, с чем нужно знакомить под роспись нового работника.

Добавим также, что в свете борьбы с пандемией должны быть и общие для всех работников инструкции по поведению на рабочих местах, которые составляются исходя из действующих санитарных правил и рекомендаций Роспотребнадзора.

• Должностная инструкция. В этом документе прописывается, что и как должен делать работник во время исполнения трудовых обязанностей. Однако, на эту же инструкцию работник может ссылаться, если сочтет, что наниматель перегружает его работой сверх оговоренной в инструкции (на которую ссылается трудовой договор) и не доплачивает за это. Поэтому рекомендуем с вниманием подойти к составлению этого документа.

Зарплата, налоги, ФСЗН

Теперь о затратах на наемное лицо на моем примере. Ежемесячно при расчете заработной платы удерживается подоходный налог и перечисляется в бюджет государства. Кроме этого, нужно еще уплатить взносы в ФСЗН, пенсионные и страховые отчисления. Поэтому, оговаривая «чистую» зарплату, нужно понимать, что все остальные уплаты переходят на вас. Например, я плачу своему работнику 600 рублей чистыми. На практике это выглядит следующим образом:

• всего 703,0 рублей будет в расчетном листке (600,4 руб. получит сотрудник за вычетом 91,4 рублей подоходного налога (13%), 7 рублей на пенсионные взносы (1%) и 4,2 рубля в «Белгосстрах» (0,6%));
• 246,1 рубля отдаем ФСЗН (35%).

ИП без сотрудников сдает отчетность в соответствии с выбранной системой налогообложения (на общей системе — это НДС каждый квартал и 3-НДФЛ 1 раз в год, на упрощенке — одна декларация в год, на патенте и НПД отчетности нет)

У ИП, который нанимает сотрудников в штат, появляются новые обязнности по сдаче отчетности:

• ежемесячно сдается форма СЗВ-М в Пенсионный фонд,
• каждый квартал — расчет по страховым взносам, отчет 6-НДФЛ, отчет по травматизму;
• 1 раз в год сдается форма СЗВ-СТАЖ в пенсионный фон, а так же по мере необходимости сдается отчет СЗВ-ТД (сведения о трудовой деятельности)

Имеет ли право ИП нанимать работников

Закон разрешает взять работников с условием оформления трудовых отношений.

Внимание! Существуют нюансы для каждого вида коммерческой деятельности. Они касаются ограничений по штату. Перед тем, как нанять работников, рассчитывают их численность, чтобы это было выгодно предприятию.

Законодательно разработана градация рабочих мест. Она зависит от масштабов деятельности ИП. Чем крупнее организация, тем больше штат:

• самый маленький штат у ИП, работающего по патенту – 5 человек;
• мелкие – 100 сотрудников;
• средние – от 101 до 250 единиц;
• крупные – свыше 250 человек.

Гражданско-правовой договор с ИП

При найме к себе нового сотрудника только для выполнения разовой задачи вместо трудового ИП нужно оформить договор ГПХ. Причем запись о трудоустройстве исполнителя по договору ГПХ в трудовой не делается.

Договор ГПХ представляет собой соглашение между заказчиком (так, ИП) и исполнителем (новым работником). Так, по договору ГПХ предприниматель вправе нанимать к себе:

• аниматора — для проведения рекламных акций;
• подрядчика — для ремонта офисного помещения;
• программиста — для разработки сайта для ИП.

Порядок оплаты услуг исполнителя по договору ГПХ определяется по соглашению сторон (так, оплата услуг исполнителя и выплата аванса на основании акта приемки выполненных работ).

Исполнитель самостоятельно определяет время работы, которое прописывается в договоре ГПХ. Однако на работника-исполнителя по ГПХ платятся взносы в ПФР 22% и ФФОМС 5,1% (ст. 419 НК РФ). Кроме того, ИП удерживает со своего работника НДФЛ (п. 1 ст. 226 НК РФ).

Договор ГПХ — срочный. Он закрывается:

• актом оказанных услуг;
• актами выполненных работ;

В итоге по закону оформить работника в ИП можно только официально. При этом в зависимости от вида отношений нужно оформлять один из двух договоров — трудовой или ГПХ. Если же при трудоустройстве вообще не оформлено никаких бумаг, ИП может быть оштрафован на основании ст. 5.27 КоАП РФ.

Как ИП принять на работу сотрудника

Подпишитесь на наш канал на YouTube!

Индивидуальный предприниматель имеет возможность принимать на работу сотрудника, согласно нормам Трудового кодекса. Процедура не существенно отличается от процесса приема на работу в штат организации. Есть особенности и нюансы, описанные в главе 48 Трудового кодекса РФ.

Оформление на работу: нормы закона

Обязательное требование ко всем работодателям – официальное трудоустройство работника. Трудовой договор или запись в трудовую книжку должны быть оформлены до третьего дня от начала работы сотрудника.

Нарушение данной нормы влечет за собой ответственность в рамках закона:

• Уголовная предполагает возможность лишиться свободы на 2 года или необходимость выплатить штраф в размере 200 000 рублей;
• Административная: штраф – не более 50 000 рублей, до 90 дней приостановления деятельности компании;
• Налоговая: штраф налагают проверяющие службы, его размер зависит от особенностей нарушения.

Как нанимать работника официально?

Сравнительная таблица условий для трёх систем налогообложения

Самозанятые физлица	Самозанятые ИП	ИП на УСН Доходы
Налоговая ставка	4% для доходов от физлиц 6% для доходов от юрлиц	4% для доходов от физлиц 6% для доходов от юрлиц	6% в среднем по России
Обязательные страховые взносы	0 ₽	0 ₽	40 874 1% с дохода свыше 300 000 ₽
Налог на доход свыше 2,4 млн	13%	13%	6%
Регистрация доходов	самостоятельно в приложении «Мой налог»	самостоятельно в приложении «Мой налог»	Автоматически учитывается банком, если подключена онлайн-бухгалтерия
Заполнение декларации	не нужно	не нужно	Автоматически формируется банком, если подключена онлайн-бухгалтерия
Возможность подключить эквайринг	—
Совмещение с другими налоговыми режимами	—	—
Пенсия копится	—	—

Обязательные взносы индивидуального предпринимателя

Так как ИП не получает заработную плату, из которой вычитают страховые взносы в обязательном порядке, а получает прибыль от своей деятельности, то платить эти взносы за самого себя он должен в специальном порядке. Размер этих выплат напрямую зависит от объема прибыли предпринимателя.

Индивидуальный предприниматель уплачивает взнос в Пенсионный фонд РФ, а также ежемесячные взносы в фонды обязательного медицинского страхования РФ. Но в Фонд социального страхования РФ он вносить выплаты не должен, так как его деятельность не подразумевает оплаты больничных листов.

За несвоевременное внесение взносов или полное уклонение от их выплат ИП несет ответственность, и органы власти могут взыскать с него в принудительном порядке необходимые суммы с учетом штрафных санкций и пеней. При этом процент штрафного взыскания может быть вдвое больше, если будет доказано предумышленное уклонение от уплаты.

Стать автором

Стать экспертом

Похожие записи:

• Как ГИБДД штрафует за езду по перекрестку с круговым движением
• Стандартный налоговый вычет на ребенка в 2023 году
• Какой срок исковой давности по ДТП к виновнику аварии