Ошибки в авансовых отчетах: что проверить бухгалтеру

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Ошибки в авансовых отчетах: что проверить бухгалтеру». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. III. Новые сроки уплаты налогов и представления отчетности

2. Критерии по УСН в 2023 году.

3. Если сотрудник не предоставил чек

4. Работник потратил собственные средства – подотчет это или нет

5. Составление авансового отчета: кто должен этим заниматься

6. Сроки хранения авансовых отчетов

7. Кратко об авансовом отчете

8. Контроль подотчетных сумм на командировку

9. Учет билетов на ж/д перевозки в бухучете

10. Отчет и оправдательные документы: всем ли доступен электронный вид?

11. Почему бухгалтерия «придирается» к оформлению авансовых отчетов?

12. Как подтверждать подотчетные расходы с 1 июля

13. Почему к отчету надо прикладывать подтверждающие документы?

14. Как не допустить ошибки в расчетах с подотчетными лицами

Организация, отправляющая сотрудников в командировки, поручающая им приобретение хозтоваров, проездных, товарно-материальных ценностей, совершение оплат в пользу поставщиков, выдает денежные средства на подобные операции. О произведенных тратах работники уведомляют бухгалтерию, составляя авансовые отчеты. В 2022 году изменения, внесенные законодателем, сделали порядок расчетов с персоналом понятнее и удобнее.

III. Новые сроки уплаты налогов и представления отчетности

В целях реализации нового порядка администрирования унифицированы сроки представления налоговой отчетности и уплаты налогов (авансовых платежей). Приведем новые сроки относительно основных налогов:

Налог	Срок представления отчетности	Срок уплаты	Норма НК РФ
НДС (налогоплательщик, налоговый агент)	не позднее 25-го числа месяца, следующего за истекшим налоговым периодом	не позднее 28-го числа каждого из трех месяцев, следующих за истекшим налоговым периодом	п. 1, п. 4, п. 5 ст. 174
Налог на прибыль	не позднее 25 календарных дней со дня окончания отчетного периода	авансовые платежи – не позднее 28-го числа месяца, следующего за отчетным периодом; налог – не позднее 28 марта года, следующего за налоговым периодом	п. 1, п. 2, п. 4 ст. 287, п. 3 ст. 289
НДФЛ	6-НДФЛ за I кв., полугодие, 9 мес. – не позднее 25-го числа месяца, следующего за соответствующим периодом. В 6-НДФЛ за I кв. отражаются суммы, удержанные в период с 1 января по 22 марта включительно, за полугодие – в период с 1 января по 22 июня включительно, за 9 мес. – в период с 1 января по 22 сентября включительно; за год – не позднее 25 февраля года, следующего за истекшим налоговым периодом	алог, удержанный за период с 23-го числа предыдущего месяца по 22-е число текущего месяца – не позднее 28-го числа текущего месяца; налог, удержанный за период с 1 по 22 января – не позднее 28 января; налог, удержанный за период с 23 по 31 декабря – не позднее последнего рабочего дня календарного года; в отношении НДФЛ с дивидендов, выплачиваемых АО, – не позднее 28-го числа месяца, следующего за месяцем выплаты	п. 6 ст. 226, п. 9 ст. 226.1, п. 2 ст. 230
Страховые взносы	не позднее 25-го числа месяца, следующего за расчетным (отчетным) периодом	не позднее 28-го числа следующего календарного месяца	п. 3, п. 7 ст. 431
Налог, уплачиваемый при применении УСН	организации – не позднее 25 марта года, следующего за истекшим налоговым периодом; ИП – не позднее 25 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом	авансовые платежи – не позднее 28-го числа месяца, следующего за истекшим отчетным периодом; налог: организации – не позднее 28 марта года, следующего за истекшим налоговым периодом; ИП – не позднее 28 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом	п. 7 ст. 346.21, п. 1 ст. 346.23
транспортный налог (для организаций)		авансовые платежи – не позднее 28-го числа месяца, следующего за истекшим отчетным периодом; налог – не позднее 28 февраля года, следующего за истекшим налоговым периодом	п. 1 ст. 363
налог на имущество организаций	не позднее 25 марта года, следующего за истекшим налоговым периодом	п. 1 ст. 383, п. 3 ст. 386

Критерии по УСН в 2023 году.

Для УСН есть ряд стандартных критериев, позволяющих работать на этом режиме. Из года в год они не меняются (ст. 346.12 НК РФ):

численность персонала — не больше 100 человек;

остаточная стоимость основных средств — не больше 150 млн руб.;

нет филиалов;

доля участия других юрлиц — не больше 25%;

нет запрещенных видов деятельности из п. 3 ст. 346.12 НК РФ.

Но есть два критерия, которые корректируются на коэффициенты-дефляторы:

доходы, полученные за календарный год, — не более 150 млн рублей (или 200 млн рублей — при повышенных ставках);

9-месячный доход юрлица, желающего перейти на упрощенку, — не выше 112,5 млн рублей (для ИП такое ограничение не ставится).

Если сотрудник не предоставил чек

Работник обычно не предоставляет чек в двух случаях: он его потерял или продавец работает без кассового аппарата.

Бывает, что подотчетное лицо просто по невнимательности теряет чек или происходит порча чека. Обычно в таких случаях к авансовому отчету прикладывается служебная записка, где работник поясняет где, когда и по какой причине он потерял конкретный чек. Если директор посчитает нужным возместить такие расходы, то потраченные средства сотрудник получит, однако в расходы такую сумму лучше не включать, особенно при применении УСН. Ведь все расходы должны быть в обязательном порядке документально оформлены.

В том случае, когда продавец не выдает чек в связи с отсутствием новой кассы, нужно запросить у продавца письмо – подтверждение о правомерности отсутствия кассовых аппаратов или копию подтверждающего документа о нахождении на спецрежиме.

Есть возможность получить товарный чек или квитанцию без кассового чека.

Работник потратил собственные средства – подотчет это или нет

Иногда бывает такая ситуация – подотчетное лицо ездит по рабочим делам, а в организации срочно появилась необходимость в том или ином товаре. Зачастую в таких случаях сотрудник тратит на покупку свои личные средства, не возвращаться же специально за деньгами в офис. Он покупает необходимый товар, берет чек или другой документ, подтверждающий факт совершения сделки, а затем, вместе с авансовым отчетом, предоставляет все документы в бухгалтерию компании.

Если директор согласен с такими тратами, то работнику без проблем возвращается сумма покупки.

Нужно иметь в виду, что в такой ситуации о подотчетных средствах речь не идет, поскольку заранее денежные средства на конкретные цели организация работнику не выдавала. Соответственно, нормы, которые действуют в отношении подотчетных сумм, здесь не применяются. Возмещение средств происходит по заявлению сотрудника. Авансовый отчет составлять также не обязательно, можно просто предоставить подтверждающие документы.

Составление авансового отчета: кто должен этим заниматься

Абзац №2 п.6.3, содержащийся в документе Указания N 3210-У, гласит, что авансовый отчет должно заполнять лицо, ранее получившее денежные средства, а затем нужно отнести его в бухгалтерию. Кто такие подотчетные лица:

сотрудники компании;
внештатные сотрудники, участники гражданско-правового договора (к примеру, договора подряда, договора оказания услуг). Речь идет только о физических лицах. В этом случае они приравниваются к сотрудникам компании согласно письму Банка России от 02/10/2014 N 29-Р-Р-6/7859. Таким образом, выдача средств под отчет и окончательный расчет с ними проводятся так же, как и со штатными работниками компании.

Сроки хранения авансовых отчетов

Согласно части №1 статьи №29 Федерального закона № 402-ФЗ авансовые отчеты подлежат хранению в течение 5 лет. Каждая организация сама выбирает порядок хранения отчетов. Чаще всего авансовые отчеты вместе с необходимыми документами прошиваются поквартально либо в хронологическом порядке.

Правила выдачи средств в подотчет были упрощены внесением поправок в Указание № 3210-У (Указание ЦБ от 05/10/20 № 5587-У).

С 30/11/2020 вступили в силу следующие изменения:

в заявлении на выдачу денег не обязательно указывать срок выдачи и сумму аванса. На несколько выдач денег одному или сразу нескольким работникам можно оформлять один приказ.
ИП и организация могут сами определять срок для предоставления авансового отчета.
деньги в подотчет могут получать даже те работники, которые не отчитались по предыдущим полученным суммам.
с 2021 года на заработную карту работника можно перечислять подотчетные деньги. Реквизиты карты должны быть отражены в приказе директора либо в заявлении на подотчет. Чтобы налоговые органы не подумали, что перечисленные деньги являются зарплатой, платежные поручения нужно оформлять особым образом. В поле «наименование платежа» необходимо указать, для каких целей перечислены деньги. Например: оплата командировочных расходов, оплата хозяйственных нужд и т.д.

Кратко об авансовом отчете

Правильно составленный и утвержденный авансовый отчет — необходимое основание для того, чтобы принять к учету расходы, произведенные подотчетником.

Форма выдачи средств под отчет значения не имеет — в наличной форме, перечислением карту (личную, корпоративную), отчет и подтверждающие документы необходимы всегда.

Если сотрудник потратился на благо фирмы, то он получает компенсацию таких трат (ст. 164 Трудового кодекса) на основании соответствующего заявления или распорядительного документа (приказа) руководителя. Составлять в данном случае авансовый отчет будет некорректно.

Если выданные деньги израсходованы не полностью, то остаток требуется вернуть работодателю, а перерасход компенсировать.

Контроль подотчетных сумм на командировку

Вернувшись из командировки, сотрудник обязан отчитаться о потраченных командировочных. Срок отчета – три дня после возвращения из командировки. Отсчитывать надо рабочие дни. Если сотрудник вернулся из поездки в выходной день или в праздник, то трехдневный срок считают с того дня, когда он вышел на работу. Такой порядок следует из пункта 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, и пункта 6.3 указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У.

Работник представляет в бухгалтерию:

авансовый отчет (по унифицированной форме АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55, либо по самостоятельно разработанной организацией форме);
первичные документы, подтверждающие расходы.

Мобильность. Авансовые отчеты можно создавать, проверять, утверждать и подписывать ЭЦП с любого мобильного устройства из любой локации — необоходим лишь доступ в интернет.
Архив первичных документов. К авансовому отчету онлайн сразу можно прикрепить все фотографии чеков, что исключает их утерю или выцветание. Далее участники бизнес-процесса будут иметь возможность в любое время вернуться к ним для перепроверки или анализа расходов.
Интеграция. Если у компании уже действует ERP или другая внутренняя система, приложение легко интегрируется с ней, расширяя функциональность и увеличивая скорость работы с документацией.
Гибкая настройка. Приложение легко настраивается под локальные бизнес-практики и законодательные нормы, а также оперативно реагирует на любые их изменения, даже в случае расширения компании.
Формирование отчетности. В приложении всегда доступна полная отчетность по расходам и аналитика по отделам.

Учет билетов на ж/д перевозки в бухучете

Подтверждением факта приобретения электронного билета является контрольный купон. Он содержит в себе все реквизиты о пассажире, транспорте, а также поездке. Данный бланк относят к БСО. В том случае, если билеты утеряны, возместить понесенные работником затраты можно по дубликатам документов. Если билет и иные подтверждающие документы составлены на иностранном языке, то потребуется сделать перевод на русский язык основных реквизитов. В случае приобретения работником билетов самостоятельно, за наличные, проводки будут следующими:

Хозяйственная операция	Д	К
Из кассы работнику выданы деньги на покупку ж/д билета	71	50
На основании авансового отчете, представленного работником, затраты признаны в учете	26	71

Отчет и оправдательные документы: всем ли доступен электронный вид?

Сами авансовые отчеты уже давно можно вести в электронном виде. Об этом явно говорится в письме Минфина России от 12.04.2013 № 03‑03‑07/12250. Что важно: авансовые отчеты сотрудники могут подписывать, используя простую электронную подпись или усиленную неквалифицированную подпись при введении соответствующего внутреннего регламента в организации (см. письмо Минфина России от 20.08.2015 № 03‑03‑06/2/48232).

Таким образом, согласовывать авансовые отчеты внутри организации можно в электронной форме, используя возможности системы электронного документооборота.

Что касается подтверждающих документов, то некоторые из них изначально создаются в электронном виде, другие имеют только бумажную форму и должны быть переданы в бухгалтерию именно в таком виде.

К документам, с которыми наиболее часто имеют дело подотчетники, относятся, в частности, документы на проезд.

Например, при покупке проездных документов через интернет сотрудник получает на электронную почту электронный билет (купон). Минфин России допускает предоставление таких документов в бухгалтерию в электронном виде.

Так, в письме от 25.08.2014 № 03‑03‑07/42273 в отношении железнодорожных поездок финансисты разъяснили следующее: для возможности признания в целях налогообложения прибыли организации расходов на приобретение железнодорожного билета документом, достаточным для подтверждения факта поездки, является контрольный купон электронного проездного документа (билета), полученный в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети.

А вот для подтверждения факта совершения авиаперелета, кроме сформированной автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут-квитанции электронного документа (авиабилета), потребуется оригинал посадочного талона (на бумажном носителе) (письма Минфина России от 18.05.2015 № 03‑03‑06/2/28296, от 06.04.2015 № 03‑03‑06/19229). При этом посадочный талон, в том числе электронный посадочный талон, полученный при электронной регистрации на рейс, должен содержать соответствующие реквизиты, подтверждающие факт потребления подотчетным лицом услуги воздушной перевозки. Как правило, данным реквизитом является штамп о досмотре (письма Минфина России от 09.10.2017 № 03‑03‑06/1/65743, от 06.06.2017 № 03‑03‑06/1/35214).

Обращаем внимание, что в последнее время Минфин России не считает отсутствие посадочного талона препятствием для учета расходов на перелет, но только в том случае, если факт совершения работником перелета будет доказан иными аналогичными документами, например справкой авиакомпании (письма Минфина России от 25.06.2018 № 03‑03‑07/43484, от 18.12.2017 № 03-03-РЗ/84409). Однако иметь посадочный талон все же предпочтительнее, ведь в противном случае бухгалтерия получает головную боль, связанную со сбором доказательств, которые бы удовлетворили налоговиков в случае проверки.

Еще один пример документа, оправдывающего авансовый отчет, — это служебная записка. Она может оформляться, в частности, при использовании работником личного автотранспорта для проезда в командировку. Явных требований по оформлению таких документов только на бумаге нет. Опять же ч. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» допускает создание подтверждающих документов исключительно в электронной форме. Это возможно, если документы заверяются электронной подписью (ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»).

Еще одна ситуация оформления служебной записки — когда по возвращении из командировки у сотрудника нет вообще никаких документов, подтверждающих проезд и проживание в поездке. В этом случае сотрудник по возвращении из командировки оформляет служебную записку, которая должна содержать подтверждение принимающей стороны о датах прибытия сотрудника к месту командирования и выбытия обратно. К служебной записке сотрудник прикладывает документ, в котором принимающая организация подтверждает, что он находился в это время по месту командирования. Важно отметить, что если с принимающей стороной налажен электронный документооборот, то подтверждение можно запросить в электронном виде и не распечатывать его.

Получается, что бухгалтерия имеет право принимать к учету документы, изначально созданные как в электронной форме, так и на бумажном носителе. Посмотрим, как, используя эту возможность, организовать согласование и хранение документов, чтобы сэкономить время сотрудника и не подвести под штрафы или лишние налоги бухгалтерию.

Почему бухгалтерия «придирается» к оформлению авансовых отчетов?

Прежде всего потому, что при расчете налога на прибыль произведенные работником расходы можно отнести на уменьшение налоговой базы только в случае, если эти расходы документально подтверждены, а приобретенное имущество (работы, услуги) используется в деятельности, направленной на получение дохода. Эти требования содержатся в п. 1 ст. 252 НК РФ. В нем также сказано, что под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Кроме того, правильное оформление расходов, понесенных через подотчетных лиц, имеет значение для исчисления НДФЛ и страховых взносов. Только при наличии подтверждающих документов компенсация таких расходов работнику не является выплатой в его пользу и, соответственно, не учитывается при расчете:

НДФЛ (письмо Минфина России от 08.04.2010 № 03‑04‑06/3-65);
взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование (ст. 420 НК РФ);
взносов на страхование от несчастных случаев и профессиональных заболеваний (п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ).

Как подтверждать подотчетные расходы с 1 июля

Работник потерял посадочный талон на самолет. Запросите у авиакомпании справку о перелете с ФИО сотрудника, маршрутом, № рейса, № посадочного места, ценой билета и датой рейса. Справка платная, около 1000 рублей. Однако можно попробовать признать расходы после выдачи подотчетных средств распечаткой электронного билета и приказом о командировке — иногда это помогает (письмо Минфина № 03-03-РЗ-84409 от 18 декабря 2021 года).

С 1 июля 2021 года большинство компаний обязаны применять онлайн-кассы. Поправки в 54-ФЗ ужесточили требования к подотчетным документам. Стало больше случаев, когда при выдаче подотчетных средств работнику нужно предоставить чеки. Сегодня специалисты «Дельта Финанс» расскажут об основных нюансах, которые должен знать руководитель подотчетного лица.

Почему к отчету надо прикладывать подтверждающие документы?

С 2014 года порядок ведения кассовых операций и осуществления наличных расчетов определяется указаниями ЦБ РФ №3210-У от 11.03.14 и №3073-У от 07.10.13, в соответствии с которыми лица, получившие авансом средства на приобретение товаров или услуг для организации или индивидуального предприятия, обязаны отчитаться перед бухгалтерией, обосновав расходы при помощи подтверждающих документов.

Закон №54-ФЗ и поправки, внесенные законом №313-ФЗ от 01.10.2020, определяют, какие чеки можно принимать к авансовому отчету с 2021 года. Оплата сотрудниками компании ее внешних расходов за счет полученных ими подотчетных средств требует соблюдения установленного законодательством регламента как при их выдаче бухгалтерией, так и при оформлении отчетной документации. В случае нарушения правил израсходованные средства ФНС вправе не зачесть при налогообложении.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали порядок заполнения и представления авансового отчета. Используйте эти инструкции бесплатно.

Как не допустить ошибки в расчетах с подотчетными лицами

С 1 июля 2019 года действуют новые правила для подотчетных лиц и оформления подотчетных документов. Это связано с изменениями в формировании чеков ККТ — в них появились дополнительные реквизиты. Также вышли из оборота типографские формы бланков строгой отчетности.

Все наличные денежные обращения в РФ регламентируются двумя указаниями Банка России 2013 и 2014 года. И если Указание Банка России от 07.10.2013 № 3073-У имеет всеобъемлющий характер и регламентирует наличные денежные обращения на всей территории РФ, то Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У является, по сути, регламентом кассовой дисциплины на предприятиях. Именно этот нормативный акт устанавливает порядок расчетов с подотчетными лицами. И в нем появились новшества, которые сильно повлияли на представление о подотчетных суммах.