Печать ООО и ИП: требования к оформлению

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Печать ООО и ИП: требования к оформлению». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Официальные требования 2023 года к печати для ИП не установлены. Не было их и раньше, но это если говорить о законах федерального уровня. В Москве же с 1998 по 2005 год при регистрационной Палате существовал официальный реестр, где регистрировали печати для ИП и юридических лиц. Федеральная налоговая служба признала ведение реестра нелегитимным, но требования к внешнему виду оттисков и штампов, предусмотренные распоряжением мэра Москвы № 843-РМ, изготовители учитывают до сих пор.

Каким должен быть оттиск

Правила устанавливали три основных вида формы клише для печати:

• круглая – диаметром от 38 до 42 мм;
• треугольная — все стороны равной длины от 38 до 42 мм;
• прямоугольная – размер одной стороны от 35 до 50, второй — от 70 до 100 мм.

Кроме того, согласно правилам, печать ИП должна была содержать следующую обязательную информацию:

• полное имя физического лица, зарегистрированного как ИП;
• указание на организационно-правовую форму «индивидуальный предприниматель»;
• местонахождение, т.е. населённый пункт, указанный в прописке коммерсанта;
• государственный регистрационный номер ОГРНИП.

В 2023 году эти правила не действуют, скорее, их надо учитывать, как общепринятые традиции делового оборота. Чтобы выделиться среди конкурентов или отразить направление деятельности, на клише можно размещать логотип, собственный торговый знак или знак обслуживания, фотографии, рисунки. Запрет установлен только для размещения на клише российского герба, региональной и муниципальной символики, чужих логотипов и знаков.

Образец печати для ИП в 2023 году, привычный для делового оборота в РФ, выглядит так.

Для начала следует разобраться с вопросом может ли ИП работать без печати в 2023 году. Российские законы не требуют обязательного наличия печати у предпринимателя. Заверять документы (декларации, договора и другие бумаги) бизнесменам разрешается собственной подписью. Иногда при этом необходимо поставить обозначение «б/п».

Однако есть ситуации, в которых ИП обязан располагать печатью. Это относится к бизнесменам, которые:

• Нанимают сотрудников — запись в трудовой книжке действительна только при наличии печати.
• Оформляют приходные кассовые ордера и путевые листы — их подлинность может подтвердить только оттиск.
• Работают с БСО (накладными, товарными чеками и т. д.) — подписание такой документации в обязательном порядке сопровождается постановкой печати.
• Участвуют в госзакупках — заявку без оттиска просто не примут.

Иногда требования печати для ИП в 2023 году предъявляют банковские учреждения при открытии расчетного счета. Такие правила устанавливаются внутренними актами банка. А вот с чековыми книжками работа возможна исключительно с печатью.

Стоимость изготовления

Стоимость печати зависит от типа штампа и оснастки, а также особенностей нанесения данных. Модель с защитой обойдется дороже обычной, многоцветная — дороже одноцветной. Кроме того, у каждого производителя — своя ценовая политика. В целом заказать печать для ИП можно за 300-1500 рублей.

ИП вправе работать без печати, но может изготовить ее в добровольном порядке. Изготовители предлагают различные варианты, в том числе из долговечных материалов, многоцветные, с нанесением изображений, защитой от подделки. Из всех этих факторов складывается стоимость печати. На печать разрешается наносить логотипы и прочие рисунки, есть всего несколько запретных изображений, например, российский герб.

Работая без штампа, ИП может предоставлять контрагентам письмо, подтверждающее отсутствие оттиска. При наличии печати ее разрешается по личному желанию регистрировать в госорганах. Индивидуальная печать позволяет бизнесмену продемонстрировать свой статус и сотрудничать с крупными организациями, включая государственные структуры.

Требования к информации на печати

Четко установленных требований к информации на печати ИП российским законодательством не установлено. Однако, она должна соответствовать требованиям, установленным Постановлением Госстандарта РФ № 573-ст от 25 декабря 2001 г. (ГОСТ Р 51511-2001).

Выглядеть печать ИП должна так, чтобы по ней можно быстро идентифицировать ее владельца. Так, на нее должны быть нанесены:

• аббревиатура «ИП» или фраза «Индивидуальный предприниматель»;
• Ф. И. О. ИП (полностью или инициалы);
• ОГРНИП;
• город (другой населенный пункт), где открыто ИП (так, «Белгород» или «Магнитогорск»). При этом адрес госрегистрации (юр. адрес) ИП не указывается. Ведь он есть в ОГРНИП;
• логотип, товарный знак (при наличии).

Что делать если печать утеряна

Если индивидуальный предприниматель потерял свою печать, то в этой ситуации может возникнуть множество проблем. Так, мошенники смогут заверить ей поддельные платежные и иные важные документы.

В итоге, чтобы в этой ситуации избежать больших убытков, нужно:

1. Подать в районный отдел полиции заявление об утере. С собой нужно принести личный паспорт и официальный документ (кассовый, кадровый или договор) с печатью ИП. Если есть подозрения, что произошла кража, также надо заявить об этом в полицию. Это нужно сделать для того, чтобы снять с себя ответственность за дальнейшее применение печати в кассовых и иных документах мошенниками.
2. Связаться со своими контрагентами. Им надо сообщить о случившемся, чтобы они перестали принимать кассовые документы, заверенные утерянной печатью ИП.
3. Взять справку из районного отдела полиции и посетить налоговую по своему месту прописки. Там надо оформить факт кражи (утери).
4. Обратиться в банк. Сразу при обнаружении кражи нужно позвонить в свой банк, где открыт расчетный счет ИП, и описать возникшую ситуацию. Получив из полиции справку о факте кражи, надо отвезти ее в банк.
5. Заказать новую печать.

Также, можно сделать ее копию. Оттиск (отпечаток) можно предоставить:

• на бумаге;
• в электронном файле (фотография или скан).

Заказывать восстановление печати можно:

• через форму на сайте компании-изготовителя;
• путем отправления электронного файла на электронную почту компании.

В итоге после открытия ИП начинающему бизнесмену необязательно получать печать. Однако, в некоторых ситуациях это нужно делать. Таким образом можно избежать проблем с банками и обезопасить себя от подделки кассовых документов мошенниками.

Регистрация печати — необязательная функция. В принципе, на вопрос, нужно ли регистрировать печать после её получения, ответ — нет. Однако есть возможность поставить печать на учёт. Вам потребуется навестить реестр или налоговую.

Для чего некоторые предприниматели выбирают вариант регистрации — в основном для гарантирования себе дополнительных факторов безопасности. Связано это со спорами в случающихся ситуациях подделки печати. Ведь государству сколько оттисков имеет индивидуальный предприниматель в реальности. И, увы, иногда случает так, что суд признаёт действительными даже те оттиски, которые непохожи на оригинал.

Если случается так, что печать у вас крадут, нужно будет:

• Обратиться в полицию с заявлением. Там вам выдадут справку, которая станет основанием для получения новой печати.
• Если печать была зарегистрирована в ФСН, обратить туда для вычёркивания её из списка.
• По возможности оповестить своих контрагентов, чтобы они были внимательны.

Если фирму закрывают или ликвидируют, а печать не была зарегистрирована, то никаких дополнительных действий совершать не придётся.

Регистрировать печать в инспекции необязательно. Но если печать уже есть, можно зарегистрировать ее в налоговой, государственной регистрационной палате или ОВД. В основном это делается для подстраховки на случай подделки печати — при наличии оттиска в реестре налоговой вы легко сможете доказать, что печать на сфальсифицированных документах не ваша. Для регистрации своей печати в инспекции нужно представить следующие документы:

• Заявление на регистрацию печати
• Паспорт
• Копию выписки из ЕГРИП

Необходимые документы для регистрации

Органы государственного контроля не обязательно уведомлять о печати. Но у каждого предпринимателя есть возможность регистрации. В федеральном законе № 82-ФЗ от 06.04.2015г обозначены акты, указывающие на добровольное использование печати субъектами хозяйственной деятельности, в том числе индивидуальными предпринимателями. Налоговая служба не ведет реестра подобных штампов. Но по запросу может зарегистрировать печать ИП, выполняя определенные условия.

К заявке на регистрацию печати прилагаются документы:

• заполненное заявление;
• паспорт предпринимателя;
• копия регистрационного документа ОГРНИП;
• чертёж и оттиск.

Регистрация будет служить помощью при решении спорных вопросов между субъектами. При разбирательствах суд не признаёт действительность незарегистрированных печатей.

Не всегда сделать печать без документов может быть просто. Зачастую это связано с мошенничеством. Если предприятие закрыто и все документы сданы в архив, утеряны, уничтожены, но возникли вопросы, требующие срочного восстановления. Фирмы по изготовлению предоставляют вариант сделать печать без документов закрытой организации. В современное время этим могут пользоваться также злоумышленники. При совершении экономических преступлений, воровстве, нелегальных денежных переводов – используются поддельные печати.

У предпринимателей есть возможность сделать печать по оттиску без документов. Данная услуга достаточно популярна.

Случаи, в которых можно сделать печать по оттиску:

• потеря и кража печати;
• повреждение при разных обстоятельствах, не подлежит восстановлению;
• требуется дубликат;
• для восстановления документации;
• получение документа с печатью ликвидированного предприятия.

Со стороны правоохранительных органов подобные действия вызывают подозрения и могут быть восприняты, как противоправные. По закону необходимо предоставить исполнителю полный список документов.

Когда может понадобиться печать?

Хотя, ИП и ООО могут вести предпринимательскую деятельность без печати, существует ряд случаев, когда без нее не обойтись:

• Заполнение трудовых книжек и трудовых договоров с наемными работниками
• Оформление товарных чеков, бланков строгой отчетности, приходно-кассовых ордеров.
• Участие в государственных закупках.

Если в сферах малого бизнеса и масштабов можно обходиться одной лишь подписью, то на более серьезном уровне лучше иметь печать. Несмотря на необязательность, она является правилом хорошего тона взаимодействия с контрагентами.

Большинство организаций считают необходимым подкрепление документов не только подписью, но и печатью. В отдельных случаях при отсутствие последней могут запрашиваться подтверждение, на основании которого не используется печать для подтверждения правильности оформленного документа.

Применение печати будет предпочтительно для:

• Дополнительной верификации созданного документа и снижения риска его подделки.
• Придания документам более важного и надежного вида.
• Произведения впечатления солидной организации или предпринимателя.
• Открытия расчетного счета в банке.
• Подписания договоров с контрагентами.

Изготовители предлагают различные способы защиты печатей от подделок, но только за дополнительную плату. В частности, печать может содержать в себе:

• микротекст – символы, высотой не более 0,8 мм. Наиболее распространенный способ защиты;
• макраме – специальный сложный рисунок в виде узорчатой сетки;
• полутоновые рисунки. Это картинки или фотографии, проявляющиеся на оттиске печати в половину тона от глубины основного цвета;
• намеренное искажение шрифта и изображений на печати;
• УФ-метки. Данный способ защиты подразумевает, что эти отметки будут видны только в ультрафиолетовом свете.

Таким образом, если подходить к изготовлению печати при соблюдении всех необходимых требований, то, несмотря на необязательность с точки зрения закона, ее наличие может оказаться серьезным подспорьем в деятельности индивидуального предпринимателя или какой-либо коммерческой структуры.

Требование к печати для ООО и ИП

Юридические лица и Индивидуальные предприниматели, согласно федеральному закону (В соответствии с пунктом 5 статьи 2 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ), должны иметь круглую печать, в которой будет содержаться полное фирменное наименование (на русском языке) и указан адрес нахождения компании.

• В печати для ООО обычно пишут полное наименование компании, присвоенный ОГРН, место нахождение: Российская Федерация Москва, если имеется наименование на иностранных языках, то можно указать полное наименование на иностранном языке, но наряду с полным наименованием на Русском, в противном случае печать будет недействительна. Также можно в оттиске разместить ИНН, собственный логотип или защитную косичку, или иной узор, но это не является обязательным условием.

• Для ИП необходимо в печати указать присвоенный ОГРНИП, ФИО полностью, адрес местонахождения, ИНН и собственный логотип по желанию.

Как показать на документах, что у ИП нет печати

В 2022 году, чтобы заключить договор, предпринимателю достаточно поставить свою подпись и написать рядом б/п (что значит «без печати»). Несмотря на то что иные способы подтверждения не требуются, нужно быть готовым, что партнеры и банковские учреждения проявят осмотрительность. При сдаче бумаг с указанием начислений, заработка или данных для ФСС может быть затребована справка о том, что предприятие работает без печати. Дополнительно прикладывается копия Устава, где это оговорено. Каждый предприниматель самостоятельно принимает решение о необходимости заверять свою подпись. Постепенно роль оттиска снижается, в условиях электронного ведения делопроизводства на смену приходят более совершенные способы подтверждения подлинности документа.

Плюсы и минусы штемпеля

Как уже говорилось ранее, нужно ли для ИП делать печать или нет – предприниматель определяет сам, но при этом ему стоит учесть не только достоинства, но и недостатки использования инструмента. К первой группе относятся:

1. Увеличение числа потенциальных клиентов, контрагентов. Государственные компании обычно отказываются от сотрудничества с потенциально ненадежными поставщиками, а наличие клише может повысить уровень доверия к бизнесмену.

2. Возможность нанимать людей на работу с соблюдением всех норм трудового законодательства.

3. Шанс полностью отказаться от приобретения кассовой техники, но только в случае, если такой вариант предусматривается используемой системой налогообложения.

4. Повышение уровня доверия ко всей компании, а значит и статуса.

5. Возрастание безопасности в сфере взаимодействия с другими организациями.

Что касается минусов, их гораздо меньше. Самыми неприятными можно считать:

1. Единовременные расходы на производство штемпеля.

2. Необходимость постоянно носить штамп с собой.

3. Высокий риск потерять оттиск или стать жертвой преступников.

В целом преимущества явно выигрывают на фоне недостатков, а значит именно на них следует опираться при выборе.

Как заверять документы при отсутствии печати

Основное предназначение печати заключается в возможности правильно и быстро заверить различную документацию. При ее отсутствии предпринимателю приходится пользоваться другими способами для собственной идентификации.

Внимание! Многие бизнесмены считают, что штамп на документации гарантирует, что документ был подписан бизнесменом.

Но на самом деле процесс создания печати является очень простым, поэтому ею может воспользоваться любой человек. Поэтому ее наличие на документе не может выступать стопроцентным доказательством того, что бумага заверялась ИП. Поэтому при ее отсутствии предприниматель может заверять документы другим законным способом. Для этого учитываются следующие правила:

• в конце любой официальной документации ставится подпись;
• указывается «БП», что подтверждает, что предприниматель не пользуется печатью во время ведения деятельности.

Некоторые крупные компании отказываются от сотрудничества, если работает ИП без печати на своей документации. Изменить их мнение можно путем представления нормативных актов и других нормативных бумаг.

Кто занимается ее изготовлением

Изготовлением печатей занимаются многие компании. Они располагают специализированным оборудованием и приспособлениями для создания такой продукции. Выбирая компанию, чтобы изготовить штамп, предпринимателю следует обратить внимание на качество используемых материалов. Дешевые штампы не дают хорошего оттиска, увеличивают затраты на расходные материалы и служат совсем недолго. Более того, из-за некачественной печати могут возникнуть проблемы с контролирующими органами.

Наиболее востребованными являются печати, изготовленные из резины методикой лазерной гравировки. Есть еще полимерные штампы, но срок их службы значительно короче. Лазерная гравировка позволяет создавать тончайшие элементы, делать оттиски шрифтов с засечками, микротекстов и прочих деталей. Возможно заказать печати с защитой от подделки и полутоновыми изображениями.

Когда наличие печати обязательно

Заказ печати станет обязательным требованием, при наличии одного из условий:

• Есть план по участию в госзаказах. Заявка на такие мероприятия не принимается без соответствующей печати. Открытие торгов становится невозможным.
• Без печати нельзя открывать расчётные счета в банке. Но подобное требование основано исключительно на внутренних правилах организаций. Требование актуально далеко не у каждой фирмы. Но работа с чековыми книжками, к примеру, по любому невозможна без печати. В этом случае элемент обязательный.
• При работе оформляется большое количество бланков строгой отчётности. Пример – накладные, товарные чеки. Их подписание невозможно без печати. Ей придётся обзавестись, если платежи от населения принимают, но стандартной кассовой техникой не обзавелись.
• Оформление путевых листов, приходных кассовых органов. Получить их не составит труда.
• Планируется нанять наёмных сотрудников, или они уже есть. Иначе записи в трудовых книжках не будут признаваться действительными, даже если оформляются в онлайн режиме.

Похожие записи:

• Как устроиться в мвд: как попасть на службу и работать в полиции, требования
• Нововведения в сфере миграции, которые ждут нас в новом 2023 году
• Изменение правил заполнения платежек по налогам и взносам с 1 октября 2021 года