Отдел кадров: задачи, функции, структура в 2023 году

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Отдел кадров: задачи, функции, структура в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Основные задачи и функции подразделения

2. Кто должен разрабатывать документ

3. Положение как вид документа

4. Что предполагает реформа по созданию единого социального фонда

5. Изменения в работе кадровика в 2022 году: обзор 115 10 минут

6. Деятельность отдела кадров

7. Приказы. Государственные организации

8. Кто должен разрабатывать документ

9. Задачи кадровой работы на предприятии

Некоторые руководители ошибочно считают, что отделом кадров можно пренебречь. Тем не менее, сотрудники – это основа организации. От их личных и профессиональных качеств зависит успешность предприятия. В свою очередь, качество персонала в организации непосредственно зависит от кадровой политики, принятой в организации.

Основные задачи и функции подразделения

Кадровая служба решает следующие задачи:

Комплектует организацию специалистами, рабочими и руководителями в соответствии с особенностями деятельности.
Разрабатывает кадровую политику организации.
Подбирает и оценивает расстановку кадров.

Кадровая служба осуществляет следующие функции:

формирует банк кадров, обеспечивает контроль и учет их движения;
обеспечивает обучение, профессиональную дополнительную подготовку и аттестацию работников (совместно с начальниками отделов и служб);
обеспечивает оформление приема, перевода и увольнения работников;
выдает справки о трудовой деятельности работников организации;
обеспечивает учет и хранение трудовых книжек, иных кадровых документов, передачу их в архив;
подготавливает материал для предоставления работников к поощрению, вносит данные о поощрении в трудовые книжки работников;
готовит документы по пенсионному страхованию, для назначения пенсий работникам, представляет их в органы социального обеспечения;
обеспечивает оптимизацию оформления кадровой документации, автоматизацию процессов в соответствии с последними достижениями науки и техники;
осуществляет табельный учет, составление графиков отпусков сотрудников организации;
проводит анализ причин текучести кадров и т.п.

В разделе указывается порядок создания и ликвидации подразделения, структура подчиненности, документы, которыми руководствуются в ходе работы менеджеры по персоналу.

В первой части прописывается, что решение о создании, ликвидации или реорганизации департамента принимается руководителем компании.

Отделом руководит начальник, которому подчиняются остальные сотрудники при решении внутренних вопросов. Руководитель департамента подчинен генеральному директору фирмы.

Прописывается, что в работе кадровики ориентируются на положения:

ТК РФ;
федеральных законов;
подзаконных актов и инструкций, утвержденных органам власти;
локальных актов компании;
приказов руководства предприятия;
штатного расписания;
коллективного договора и т.д.

Дополнительно в первом разделе положения об отделе кадров можно указать, что для выполнения поставленных задач его сотрудники взаимодействуют с представителями других департаментов.

Кто должен разрабатывать документ

Кадровая политика — широкое понятие, охватывающее разные направления деятельности. Сюда входит и выбор методов работы с персоналом, и разработка правил подбора и расстановки сотрудников, и постановка целей и задач в кадровой работе на разных этапах развития компании.

Кадровая политика может быть открытой или закрытой.

Открытый тип политики. Свойственна компаниям, переживающим период бурного роста и развития.

У такой политики много преимуществ. Например, она позволяет эффективно находить сотрудников на любые должности, используя внешние источники. Или повышает динамику кадровых процессов и воспитывает в сотрудниках готовность к нововведениям.

Но есть и недостатки: постоянный риск потери работы и сложность в продвижении по карьерной лестнице негативно влияет на моральный дух коллектива и демотивирует персонал.

Закрытый тип политики. Свойственна зрелым крупным организациям со строгой внутренней иерархией.

Преимущества: позволяет выращивать лояльных специалистов среднего и высшего звена внутри компании. Помимо экономии средств, такой подход дает возможность по-настоящему сплотить коллектив и привить сотрудникам корпоративные ценности.

Положение как вид документа

Начнем с теории. Положение относится к организационно-правовым документам, цель которых — регламентирование деятельности структурного подразделения и описание прав и обязанностей работников. В нашем случае отдела кадров.

Примечание. См. статью «Учимся составлять номенклатуру дел отдела кадров» на с. 41 журнала N 12, 2015.

Положение относится к локальным нормативным актам, то есть является своеобразным внутренним законом компании, обязательным для исполнения. Единственная возможная причина игнорировать положение — противоречие его норм действующему законодательству. Но к нашему положению это относиться не будет.

Примечание. См. статью «Составляем инструкцию по кадровому делопроизводству» на с. 42 журнала N 5, 2016.

В соответствии с ТК РФ работодатель обязан ознакомить работников с локальными нормативными актами, которые имеют к ним отношение (ст. 22 ТК РФ). Заинтересованными работниками в случае с положением об отделе кадров являются работники этого подразделения. Если будет зафиксировано неисполнение положения, ознакомленного с ним работника можно привлечь к дисциплинарной ответственности.

Положение об отделе может быть утверждено двумя способами: лично генеральным директором или приказом по организации. Ко второму способу прибегают обычно, если утверждение документа сопровождается другими связанными с ним управленческими решениями: отменить предыдущий документ, наделить заданиями по утверждаемому документу работников и т.п.

В последнем случае гриф утверждения оформляется следующим образом:

 УТВЕРЖДЕНО
 приказом ООО "Тополь" от 15.08.2016 N 566

Если ничего такого нет, достаточно личного утверждения документа руководителем. Гриф утверждения оформляется тогда так:

 УТВЕРЖДАЮ
 генеральный директор
 Кудрявцев М.Е. Кудрявцев
 15 августа 2016 г.

Независимо от того, практикует организация электронный документооборот или нет, утверждение положения руководителем организации производится только вручную, лично, на бумаге. Локальный нормативный акт лучше содержать в бумажном, нежели в электронном виде.

Примечание. См. статью «Учимся хранить документы в электронном виде» на с. 45 журнала N 3, 2016.

HR-департамент – «лицо компании», потому что именно с него начинается процесс знакомства нового сотрудника с корпоративной культурой работодателя. Основные цели деятельности трудовиков – грамотная работа с имеющимися специалистами, поиск и набор новых. Они разбиваются на следующую совокупность задач:

анализ потребности предприятия в новых кадрах;
поиск новых сотрудников, отвечающих требованиям к уровню квалификации и личностным качествам;
обеспечение адаптации принятых специалистов;
ведение кадрового документооборота (прием в организацию, увольнения, выдача справок персоналу по запросам, хранение документации, ведение личных карточек);
обеспечение соблюдения трудовых прав работников, социальных гарантий;
организация обучения персонала;
участие в формировании корпоративной культуры;
анализ влияния различных факторов на производительность труда, разработка комплекса мероприятий по ее повышению;
организация профессионального продвижения квалифицированных сотрудников и т.д.

Фирма-наниматель вправе дополнить второй раздел положения об отделе кадров собственными задачами, которые кажутся руководству актуальными на текущий момент.

Отдел кадров выполняет следующие функции:

4.1. Обеспечение разработки кадровой политики и стратегии предприятия.

4.2. Разработка прогнозов, определение текущей потребности в кадрах и источниках ее удовлетворения на основе изучения рынка труда.

4.3. Обеспечение предприятия кадрами рабочих и служащих требуемых профессий, специальностей и квалификации в соответствии с целями, стратегией и профилем предприятия, изменяющимися внешними и внутренними условиями его деятельности. Формирование и ведение банка данных о количественном и качественном составе кадров.

4.4. Совместно с руководителями заинтересованных подразделений подбор и отбор работников и внесение соответствующих предложений об их назначении на должности, оформление приказов о приеме на работу и другой необходимой кадровой документации.

4.5. Разработка условий приема на работу по конкурсу, подготовка и организация работы конкурсной комиссии.

4.6. Информирование работников предприятия об имеющихся вакансиях, использование средств массовой информации для помещения объявлений о найме работников.

4.7. Установление прямых связей с соответствующими учебными заведениями, службами занятости и кадровыми агентствами.

4.8. Оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации, положениями, инструкциями и приказами руководителя предприятия.

4.9. Обеспечение учета личного состава.

4.10. Прием, заполнение, хранение и выдача трудовых книжек. Ведение установленной документации по кадрам.

4.11. Подготовка материалов для представления персонала к поощрениям.

4.12. Подготовка соответствующих материалов по привлечению работников к материальной и дисциплинарной ответственности.

Подчиненность зависит от структуры предприятия. Как правило, задачи руководства ставятся перед заместителем генерального директора по общим вопросам. В случае с небольшими компаниями, вести контроль может непосредственно сам руководитель.

Режим ставится стандартный. Нет надобности в том, чтобы вести специальный учет времени. Ведь продолжительность рабочей недели строго установлена по законодательству и составляет 40 часов в неделю.

Как правило, график отдела кадров совпадает с разнообразными учреждениями (такими как банки, страховые компании, ЗАГСы). Даже если на предприятии действует посменный круглосуточный график, управленцы могут иметь собственный график. Он прописывается в трудовом договоре, ПВТР.

Данный раздел предназначен для описания обязанностей кадровых специалистов, необходимых для успешного решения поставленных перед ними задач. Фактически, это детализация второй части положения.

К числу возможных функций относится следующее:

поиск специалистов на вакантные позиции;
документальное оформление приема на работу и увольнения;
ведение личных дел работников, заполнение трудовых книжек;
архивирование кадровых документов;
выдача справок, иных бумаг по запросам персонала;
подготовка документов для пенсионного, медицинского страхования;
разработка и применение на практике методов оценки эффективности специалистов;
учет отработанного времени;
анализ причины текучки кадров;
разработка мероприятий по повышению производительность труда и т.д.

Список обязанностей формируется с учетом задач, поставленных внутренними актами компании перед отделом кадров.

Отдел кадров выполняет следующие функции:

4.1. Обеспечение разработки кадровой политики и стратегии предприятия.

4.5. Разработка условий приема на работу по конкурсу, подготовка и организация работы конкурсной комиссии.

4.9. Обеспечение учета личного состава.

4.10. Прием, заполнение, хранение и выдача трудовых книжек. Ведение установленной документации по кадрам.

4.11. Подготовка материалов для представления персонала к поощрениям.

Что предполагает реформа по созданию единого социального фонда

Возможность для работодателей осуществлять все взносы единым платежом, рассчитанному по единому тарифу. По сути — один социальный взнос, который фонд распределяет самостоятельно.
Расширение круга лиц, подпадающих под обязательное социальное страхование, в том числе за счет граждан, работающих по договорам ГПХ.
Рост предельной базы по взносам. Будет установлена единая предельная база для пенсионного и обязательного соцстрахования.
Сокращение количества отчетности, для снижения административной нагрузки на бизнес.
Снижение издержек на обеспечение функционирования двух фондов (имущественные комплексы, IT-платформы и прочее).
Удобство для простых граждан при получении социальных гарантий в режиме «одного окна».

Изменения в работе кадровика в 2022 году: обзор 115 10 минут

Согласно подп. 10 п. 2 ст. 17 Закона № 125‑ФЗ работодатель обязан предоставлять сотруднику, который нуждается в санаторно-курортном лечении из-за производственной травмы, профессионального заболевания, дополнительный оплачиваемый отпуск на весь период лечения, включая проезд к месту лечения и обратно.

Составление графиков отпусков, оформление приказов о предоставлении работникам различных видов отпусков, учет количества использованных дней отпуска.

Документ разрабатывается руководителем HR-службы при помощи юристконсультов предприятия на основании учредительных документов и типовых положений об отделе кадров.

Все вышеизложенное свидетельствует о том, что предприятию с кадровой численностью более ста человек рекомендуется возложить данные обязанности и функции не на какого-либо одного сотрудника, а организовать отдельную службу (отдел).

Положение об отделе предприятия или организации — это документ, которые описывает круг решаемых задач, особенности деятельности, взаимосвязи с другими структурными подразделениями работников этого отдела. Отдел кадров — не исключение. Отдел кадров — звено, с которого начинается работа любого сотрудника в компании, куда регулярно обращается каждый работник.

Отдел кадров выполняет следующие функции:

4.1. Обеспечение разработки кадровой политики и стратегии предприятия.

4.5. Разработка условий приема на работу по конкурсу, подготовка и организация работы конкурсной комиссии.

4.9. Обеспечение учета личного состава.

4.10. Прием, заполнение, хранение и выдача трудовых книжек. Ведение установленной документации по кадрам.

4.11. Подготовка материалов для представления персонала к поощрениям.

4.13. Расстановка кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств. Контроль за правильностью расстановки работников и использования их труда в структурных подразделениях предприятия. Изучение профессиональных, деловых и моральных качеств работников в процессе их трудовой деятельности.

Деятельность отдела кадров

В положение о кадровой службе должны входить пункты, отражающие вопросы организации ее на предприятии, а также существующие права и обязанности.

Документ разрабатывается руководителем HR-службы при помощи юристконсультов предприятия на основании учредительных документов и типовых положений об отделе кадров. Законодательством не предусмотрена обязательная форма документа, так что учесть все нюансы организации придется при разработке.

Несмотря на это, в положение о службе персонала рекомендуется включить такие задачи:

производить подбор персонала согласно кадровым потребностям предприятия;
вести делопроизводство кадров, выражающееся в оформлении трудоустройства и увольнения сотрудников, плановых и декретных отпусков, табельном учете и так далее;
аттестация сотрудников и так далее.

Функционал отдела персонала выражается в таких пунктах положения:

делопроизводство в отношении личных дел сотрудников организации, отпусках, трудоустройстве, обучении и прочих вопросах адаптации персонала, переводах по предприятию и увольнениях;
аттестация сотрудников в составе комиссии;
оценка деятельности в общей системе эффективности сотрудников;
кадровая документация – внесение записей и соответствующее сберегание трудовых книжек;
подготовка документов для работников при вручении благодарностей, отличительных знаков и всех видов страхования (как пенсионного, социального, так и медицинского);
разработка общих мероприятий по качеству и улучшению в сфере текучки кадров.

ОК предприятия может быть наделен такими правами:

контролировать соблюдения сотрудниками правил внутреннего трудового распорядка и трудовой дисциплины;
требовать получения нужных сведений от других подразделений предприятия;
подавать предложения по улучшению кадровой работы прочим подразделениям организации;
контролировать выполнения приказов кадрового назначения сотрудниками предприятия.

Руководитель ОК несет полную ответственность за полноценное, адекватное и эффективное функционирование отдела, а работники-кадровики – за соблюдение положений должностных инструкций.

Приказы. Государственные организации

В государственных компаниях правильность ведения документации (в том числе приказов по кадрам и основной деятельности) регламентируется следующими документами:

ГОСТ Р 7.0.97-2016
Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» (вместе с «ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»)
Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»
Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»

Кто должен разрабатывать документ

Кадровая политика может быть открытой или закрытой.

Открытый тип политики. Свойственна компаниям, переживающим период бурного роста и развития.

Закрытый тип политики. Свойственна зрелым крупным организациям со строгой внутренней иерархией.