Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Все, что нужно знать об изменении фамилии в трудовой книжке после замужества». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Первый документ, который следует оформить — заявление о смене фамилии при вступлении в брак. Без него не будет оснований для выпуска приказа и изменения кадровых документов. Составить заявление можно в свободной форме, поскольку закон специальных бланков для этого не предусматривает.
Основание для внесения изменений в кадровые документы
Фамилию работник может поменять, обратившись с соответствующим заявлением и установленными документами в орган ЗАГС. При смене фамилии работник получит свидетельство о перемене имени. Если фамилия меняется в связи с бракосочетанием, желание взять фамилию супруга или супруги указывается в заявлении о заключении брака. В этом случае изменения произойдут автоматически в день регистрации брака, и новая фамилия будет указана в свидетельстве о заключении брака.
Лицу, поменявшему фамилию, нужно заменить свои документы, в первую очередь общегражданский паспорт. Для его замены установлен срок 30 дней. За несоблюдение срока предусмотрен штраф. Поменять также придется заграничный паспорт, водительское удостоверение, свидетельство ИНН. Документы, которые человек не поменяет, будут считаться недействительными.
Обратите внимание: датой смены фамилии считается дата внесения записи акта гражданского состояния (о перемени имени, о заключении брака) в свидетельства о перемене имени и о заключении брака.
Таким образом, основанием для внесения изменений в кадровые документы работника сначала будет соответствующее свидетельство, которое он должен предъявить кадровику. Паспорт можно принести позже.
Обязанность предоставлять измененные сведения о себе установлена для работников, в частности, с целью страхового обеспечения (ст. 13 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» (далее – Закон № 255-ФЗ)). Сроки для предоставления сведений не установлены, лишь говорится, что сделать это нужно своевременно. Конкретный порядок и сроки предоставления новых сведений работодателям следует определить в локальном нормативном акте.
Когда надо менять фамилию работника в трудовом договоре
Работник может изменить семейный статус: жениться (выйти замуж) или развестись. Эти обстоятельства часто служат основанием для смены фамилии. Сотрудник может и просто сменить фамилию по своему желанию — например, если она неблагозвучна.
В этой ситуации кадровику нужно внести изменения в документы, в том числе и в трудовой договор, заключенный с работником.
Чтобы скорректировать кадровые документы, работник должен представить работодателю оригиналы документов, подтверждающих смену личных данных: устного заявления недостаточно (п. 26 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, п. 2.3 Инструкции, утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69). Это может быть паспорт, где указана новая фамилия, свидетельство о заключении или расторжении брака, свидетельство о смене фамилии.
Работодателю нужно снять копии с представленных документов, но хранить их в личном деле необязательно: закон этого не требует. К тому же, в случае проверки Роскомнадзор может решить, что вы обрабатываете избыточные персданные, а это нарушение прав работника (постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 21.04.2014 по делу № А53-13327/2013, от 11.03.2014 по делу № А53-10287/2013).
А еще советуем получить заявление от работника. И хотя закон не обязывает его составлять, но такое заявление будет еще одним основанием для внесения корректировок в трудовой договор и другие кадровые документы.
- Соглашение: образцы (Полный перечень документов)
- Поиск по фразе «Соглашение» по всему сайту
- «Дополнительное соглашение к трудовому договору об изменении фамилии работника в связи с заключением брака/переменой имени».doc
- Скачано документов
Занесено в базу
Внесены исправления в
- Договоры
- Все документы
- Календарь праздников и выходных на 2019 год
- Регистрация малого бизнеса полезно
- Как самостоятельно составить договор
- Таблица кодов ОКВЭД
У нас на сайте каждый может бесплатно интересующего договора или образца документа, база договоров пополняется регулярно. В нашей базе более 5000 договоров и документов различного характера. Если вами замечена неточность в любом договоре, либо невозможность функции “скачать” какого-либо договора, обратитесь по контактным данным. Приятного времяпровождения!
Приказ или дополнительное соглашение
Принятие заявления от работника — это основание для принятия приказа о привнесении поправок в трудовой договор и другую документацию, где прописаны личные сведения о сотруднике. Нормы законодательства не устанавливают обязательность выпуска такого приказа, но это единственно верный и разумный способ дать наставление отделу кадров и бухгалтерам провести во всех документах изменение личных данных о работнике.
Приказ этот простой, свободной формы, изготавливается инспектором по кадрам. В данном приказе начальник просит кадровиков и бухгалтеров откорректировать все документы. Устанавливается срок, предоставляемый для реализации выпущенного приказа по организации — как правило, это семь рабочих дней.
Подписание приказа возложено на начальника предприятия, где трудится работник, визировать должны юрист и главный бухгалтер. Бухгалтерия и отдел кадров обязаны под расписку получить по одному экземпляру приказа с ксерокопиями прилагаемых документов, и их имена и занимаемые посты прописываются в перечне тех лиц, кому приказ отослан.
Как составляется приказ?
Всей текущей документацией, в том числе и изготовлением приказа, занимается в организации уполномоченный сотрудник отдела кадров.
На крупных предприятиях этим сотрудником является инспектор кадрового отдела, но иногда эти обязанности возлагают на бухгалтера или секретаря. Установленной формы приказа на уровне законодательства не существует, поэтому издаётся он в свободной форме.
Приказ содержит следующую информацию:
- Название компании.
- Наименование документа заглавными буквами («ПРИКАЗ»).
- Номер документа и дата.
- «На основании полученных документов от такого-то работника (ФИО и должность), приказываю изменить персональные данные во всех документах в срок (и указывается конкретное число исполнения), а также:
- изготовить дополнительное соглашение с новыми данными;
- произвести корректировки табеля, лицевого счёта, графика отпусков;
- внести все изменения в трудовую книгу работника;
- внести все изменения в личное дело (карточку) сотрудника;
- оформить необходимую документацию для замены банковской карты и полиса обязательного медицинского страхования;
- в будущем все документы вести с учётом изменений»;
- назначение ответственного лица, с указанием ФИО и должности.
- В завершении проставляется текущая дата и подпись уполномоченного лица.
Для чего нужно дополнительное соглашение к трудовому договору при смене фамилии
Любые изменения о работнике должны своевременно вноситься в документацию работодателя, поскольку несовпадение данных в будущем будет затруднять идентификацию личности. Получение заработной платы в кассе или в банковской организации станет настоящей проблемой. Инспектор отдела кадров должен нести ответственность за регистрацию новых сведений о сотруднике.
Согласно статье 57 Трудового кодекса Российской Федерации, изменения в имени влечет внесение поправок в трудовой договор.
Изменить паспортные данные в трудовом договоре со слов работника просто недопустимо. Нужно осуществить некоторые процедуры на базе новой документации и заявления работника. Ему необходимо предоставить следующий пакет документации:
- свидетельство о заключении брачных уз либо их расторжении, либо решение суда (основание смены фамилии);
- новое удостоверение личности;
- заявление.
Заявление должно быть адресовано начальнику организации, после чего указываются сведения о самом заявителе. Нужно учитывать тот факт, что пока на предприятии работает сотрудник со старыми данными, любые сообщения в отдел кадров должны исходить конкретно от него.
Заявление не имеет типового образца, закрепленного на законодательном уровне, а значит, заполняется в свободной форме.
Трудовой договор: меняем фамилию
На практике это преамбула договора и его последний раздел, где содержатся адреса, реквизиты и подписи сторон.Если изменения в трудовой договор при смене фамилии решено вносить путем корректировок, то неактуальные сведения (старую фамилию) нужно зачеркнуть одной чертой и указать новую фамилию. Исправления нужно заверить подписью уполномоченного кадровика. Также необходимо указать дату внесения корректировок.Такие правила внесения исправлений должны применяться на каждой странице документа, где есть фамилия сотрудницы.Прежние сведения зачеркните одной чертой и сверху впишите новые.
Здесь же сотруднику кадровой службы необходимо поставить свою подпись и дату внесения измененийВнесите новые сведения также в реквизиты сторон.
Довольно часто бухгалтер «попутно» выполняет роль кадровика. И это неудивительно, ведь кадровая работа теснее всего связана именно с работой бухгалтерии. И хотя кадровая документация в сравнении с бухгалтерской являет собой прямо таки образец простоты и понятности, тем не менее, кадровая работа иногда подкидывает бухгалтеру сложные задачки.
В настоящей статье мы решили ограничиться лишь минимально необходимыми пояснениями к той или иной ситуации, которая может вызвать вопросы у бухгалтера, выполняющего функции кадровика. Основное же место в статье будет уделено конкретным инструментам решения проблемы. Ведь, согласитесь, найти объяснение того, как надо поступить в той или иной ситуации, обычно не составляет большого труда. Гораздо сложнее найти конкретику — что именно надо сделать, какие документы и как оформить и т п.
Для чего нужно дополнительное соглашение к трудовому договору при смене фамилии
Любые изменения о работнике должны своевременно вноситься в документацию работодателя, поскольку несовпадение данных в будущем будет затруднять идентификацию личности. Получение заработной платы в кассе или в банковской организации станет настоящей проблемой. Инспектор отдела кадров должен нести ответственность за регистрацию новых сведений о сотруднике.
Согласно статье 57 Трудового кодекса Российской Федерации, изменения в имени влечет внесение поправок в трудовой договор.
Изменить паспортные данные в трудовом договоре со слов работника просто недопустимо. Нужно осуществить некоторые процедуры на базе новой документации и заявления работника. Ему необходимо предоставить следующий пакет документации:
- свидетельство о заключении брачных уз либо их расторжении, либо решение суда (основание смены фамилии);
- новое удостоверение личности;
- заявление.
Заявление должно быть адресовано начальнику организации, после чего указываются сведения о самом заявителе. Нужно учитывать тот факт, что пока на предприятии работает сотрудник со старыми данными, любые сообщения в отдел кадров должны исходить конкретно от него.
Дополнительное соглашение об изменении паспортных данных иностранного работника образец
У кадровиков часто возникает вопрос: нужно ли при изменении персональных данных работника (допустим, фамилии) оформлять дополнительное соглашение к трудовому договору? На сегодняшний день однозначного ответа законодательство дать не может.
Однако, следуя логике действующих в данный момент законов и норм, можно придти к выводу, что в таком дополнительном соглашении нет необходимости. Да, фамилия, имя, отчество работника (как и его адрес и паспортные данные) – обязательные сведения, которые должны быть указаны в трудовом договоре, согласно нормам ст.
57 ТК РФ. Однако это не условия (обязательные или дополнительные), перечисляющиеся в трудовом договоре, на которые работник и работодатель соглашаются, а сведения. Эти сведения приводятся в трудовом договоре на основании соответствующих документов.
Для чего нужно дополнительное соглашение к трудовому договору при смене фамилии
Любые изменения о работнике должны своевременно вноситься в документацию работодателя, поскольку несовпадение данных в будущем будет затруднять идентификацию личности. Получение заработной платы в кассе или в банковской организации станет настоящей проблемой. Инспектор отдела кадров должен нести ответственность за регистрацию новых сведений о сотруднике.
Согласно статье 57 Трудового кодекса Российской Федерации, изменения в имени влечет внесение поправок в трудовой договор.
Изменить паспортные данные в трудовом договоре со слов работника просто недопустимо. Нужно осуществить некоторые процедуры на базе новой документации и заявления работника. Ему необходимо предоставить следующий пакет документации:
- свидетельство о заключении брачных уз либо их расторжении, либо решение суда (основание смены фамилии);
- новое удостоверение личности;
- заявление.
Заявление должно быть адресовано начальнику организации, после чего указываются сведения о самом заявителе. Нужно учитывать тот факт, что пока на предприятии работает сотрудник со старыми данными, любые сообщения в отдел кадров должны исходить конкретно от него.
Образец доп соглашения при смене фамилии работника
После сдачи работником заявления, кадровики должны составить приказ, после которого кадровики и бухгалтеры внесут необходимые исправления.
Дополнительное соглашение к трудовому договору составляется в свободной форме. В тексте документа необходимо отразить:
- номер и дату заключения договора, неотъемлемой частью которого является соглашение;
- дату смены работником фамилии, желательно с указанием причины — например, «в связи со вступлением в брак»;
- сведения о предъявленных работником документах (свидетельство о браке, паспорт, свидетельство о смене фамилии и т. д.);
- прежние и новые персональные данные работника;
- дату подписания соглашения.
Согласно статье 57 Трудового кодекса Российской Федерации, изменения в имени влечет внесение поправок в трудовой договор.
Гораздо сложнее найти конкретику — что именно надо сделать, какие документы и как оформить и т п.
При смене персональных данных необходимо также внести изменения в его личное дело (личная карточка Т-2).
Подготовка дополнительного соглашения
Если внимательно вникнуть в смысл ст. 72 ТК РФ, то на основании того, что условия ТД остаются прежними, вроде бы корректировать его и не нужно.
ТК РФ, Статья 72. Изменение определенных сторонами условий трудового договора
Изменение определенных сторонами условий трудового договора, в том числе перевод на другую работу, допускается только по соглашению сторон трудового договора, за исключением случаев, предусмотренных настоящим Кодексом. Соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора заключается в письменной форме.
Но жизнь показывает, что на практике все-таки нужны и приказ, и изменение ТД в виде доп. соглашения.
Примерная форма дополнительного соглашения к трудовому договору в связи со сменой работником фамилии (подготовлено экспертами компании «Гарант»)
Дополнительное соглашение к трудовому договору
в связи со сменой работником фамилии
[ место заключения соглашения ]
[ число, месяц, год ]
[ Полное наименование работодателя ] в лице [ должность, Ф. И. О. ], действующего на основании [ наименование документа, подтверждающего полномочия ], именуемое в дальнейшем «Работодатель», и
[ Ф. И. О. работника ], в дальнейшем именуемый «Работник», а совместно именуемые «Стороны», заключили настоящее соглашение о нижеследующем:
1. В связи со сменой Работником фамилии с [ указать старую фамилию ] на [ указать новую фамилию ] изложить преамбулу трудового договора N [ значение ] от [ число, месяц, год ] в следующей редакции:
«[ Полное наименование работодателя ] в лице [ должность, Ф. И. О. ], действующего на основании [ наименование документа, подтверждающего полномочия ], именуемое в дальнейшем «Работодатель», с одной стороны и
[ Ф. И. О. работника ], именуемый в дальнейшем «Работник», с другой стороны, а совместно именуемые «Стороны», заключили настоящий договор о нижеследующем:».
2. В разделе «Подписи и реквизиты сторон» реквизиты Работника изложить в следующей редакции:
[ Ф. И. О. полностью ]
Дата рождения: [ число, месяц, год ]
Паспорт серия [ значение ] номер [ значение ]
выдан [ кем и когда ]
Адрес проживания: [ вписать нужное ]»
3. Настоящее дополнительное соглашение является неотъемлемой частью трудового договора N [ значение ] от [ число, месяц, год ] и вступает в силу с [ число, месяц, год ].
4. Во всем остальном, что не предусмотрено настоящим соглашением, остаются в силе и действуют условия трудового договора N [ значение ] от [ число, месяц, год ].
5. Реквизиты и подписи Сторон:
[ подпись, инициалы, фамилия ]
[ должность, подпись, инициалы, фамилия ]
Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете приобрести документ за 75 рублей или получить полный доступ к системе ГАРАНТ бесплатно на 3 дня.
Купить документ Получить доступ к системе ГАРАНТ
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Примерная форма дополнительного соглашения к трудовому договору в связи со сменой работником фамилии
Разработана: Компания «Гарант», июнь 2016 г.
Проект приказа об изменении личных данных в кадровых документах
Таблица
| Предоставляемые работником документы-основания | Кадровые документы, которые необходимо оформить |
| При изменении фамилии | |
| Личное заявление; копия свидетельства о регистрации брака (или свидетельство о расторжении брака); копия паспорта с новыми данными | Приказ о внесении изменений в учетные документы; изменения на титульном листе трудовой книжки, а также в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них; изменение данных в личной карточке работника (форма N Т-2); внесение изменений в лицевой счет (форма N Т-54); новое страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования |
| При изменении места жительства | |
| Личное заявление; копия паспорта с новой регистрацией по месту жительства | Приказ о внесении изменений в документы,содержащие личные данные работника; изменения в личной карточке работника (форма N Т-2) |
| При изменении образования | |
| Личное заявление; копия документа об образовании | Дополнения на титульном листе трудовой книжки; дополнительные сведения в личной карточке работника (форма N Т-2) |
| При изменении паспортных данных | |
| Личное заявление; копия паспорта с новыми данными | Приказ о внесении изменений в учетные документы работника; изменение или дополнение сведений в личной карточке работника (форма N Т-2) |