Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Порядок внесения изменений в штатное расписание». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Закон не дает четких указаний, кому должна принадлежать инициатива внесения изменений в штатное расписание. Обычно потребность в кадрах и возможность оптимизации кадрового состава отслеживают специалисты отдела кадров. Однако нередко о необходимости ввести новую должность сообщают начальники подразделений.
Поэтапное заполнение документа
| n/n | Описание части |
| 1. | Чтобы определить заявителя и адресата, в шапке документа указывается должность и ФИО руководителя компании и лица, составившего документ. Например, «Директору ООО «Лабиринт» Егорову В.Д. от начальника отдела продаж Ломова Е.Д.». |
| 2. | В середине листа располагается названия документа: «служебная записка». |
| 3. | В основной части отражается суть (обоснование) хозяйственной операции: «В связи с открытием нового обособленного подразделения, магазина «Лабиринт-Строй», прошу одобрить внесение в штатное расписание изменений: добавить три новые должности: продавец – в количестве 2 человек, с окладом 27.000 рублей, заведующий магазином – в количестве 1 человек, с окладом 40.000 рублей». |
| 4. | После этого ставится дата составления служебной записки и подпись начальника отдела кадров. |
| 5. | В документе указывается дата составления. |
Сроки хранения первичных документов установлены 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ». Когда скопилось большое количество «первички», происходит их сортировка и отбор тех, которые подлежат уничтожению.
Для этого назначается специальная экспертная комиссия, в компетенцию которой входит:
- отбор «певички», которую нужно сдать в архив, а какую уничтожить;
- выбор способа уничтожения бумаг;
- отбор документов, которые требуется восстановить, тех, которые пострадали от внешних повреждений.
Комиссия отделяет бумаги, подлежащие уничтожению, составляет их опись и выбирает один из способов уничтожения:
- измельчение при помощи «шредера»;
- с
Штатное расписание — основа деятельности предприятия
Именно внесение изменений в штатное расписание является отправной точкой для осуществления конкретных преобразований на предприятии. Речь идёт не только об изменениях в графике работы, ведь при любых переменах в системе очень важно учитывать продуктивность и результативность работников — эти показатели не должны быть ниже предыдущих за аналогичный период.
Руководство компании может избежать неприятных ситуаций, в частности трудовых споров, претензий со стороны контролирующих органов, если отнесётся с ответственностью к процессу оформления изменений в штате.
Когда меняется штатное расписание, издаётся соответствующий приказ.
Основания для изменения
Причины, по которым требуется внести поправки в штатное расписание, могут быть различными. Как уже указано, в акт вносятся коррективы путем изменения действующего расписания или создания нового. Третьего варианта не дано.
Полная замена «штатки» производится при наличии на то серьезных причин. Это могут быть перестановки в кадрах, сокращения или расширение штата, перевод рабочих в другое подразделение и прочее.
Небольшие коррективы вносятся в расписание посредством издания приказа, который подписывает руководитель организации. Издается приказ до того момента, когда вносятся поправки. Поводом для издания такого приказа могут служить:
- изменение названий отделов и подразделений;
- уменьшение штатной численности;
- переименование должностей;
- производство перерасчета относительно оплаты труда;
- введение или удаление должности.
Изменение названия должности или подразделения
Переименование как правило, не влечет за собой коррекцию трудовой функции работника (или целого отдела). Если же трудовая функция меняется, то переименование проводить нельзя. Требуется оформить перевод работника (или нескольких работников) на новую должность. Смена наименования повлечет внесение корректив и дополнений в трудовой договор, в трудовую книжку и личную карточку работника. Таким образом, такие нововведения не только требуют уведомления, но и получения согласия от работников. В случае отказа работодателю следует руководствоваться ст. 74 ТК РФ, не упустив обязательного уведомления работника за два месяца до корректив. Можно использовать такой образец приказа об изменении штатного расписания.
Образец служебной записки на увеличение штата отдела
Также причиной внесения изменений в штатное расписание могут стать видоизменения тарифных ставок либо надбавок.
Тем, кто с ожидает быстрой реакции начальства, придется набраться терпения. Закон 59-ФЗ позволяет должностному лицу рассматривать все документы в течение 30 дней, если оно не было направлено особыми категориями лиц.
Перечень не является конечным и в компании могут возникнуть иные причины, которые могут обосновать необходимость нововведения.
Чем образец написания служебной записки отличается от иных внутренних документов На практике довольно часто можно столкнуться с тем, что исполнители не совсем понимают разницу между теми внутренними документами, с помощью которых осуществляется взаимодействие между должностными лицами, подразделениями, сотрудниками и руководством.
Расширение штата сотрудников — обоснование увеличения, образец служебной записки
Необходимо грамотно составить докладную записку руководителю учреждения и обосновать введение штатной единицы (бюджетная организация) или перераспределение обязанностей в отделе.
Пример служебной записки на изменение штатного расписания Как составить приказ об изменении штатного расписания Следовательно, они влекут за собой и необходимость внесения изменений в основной организационный документ, устанавливающий должностной и численный состав сотрудников, коим является.
Если руководитель их поддержит, то будет возможность сразу наложить резолюцию на готовый документ. В случае отрицательного решения останется документ, который может еще пригодиться в будущем.
Служебная записка не просто выражает просьбу ввести изменения, но представляет официальные обоснования этому действу. Новая структурная единица потребует определенных материальных затрат от предприятия.Поэтому очень важно в записке произвести расчет целесообразности этих затрат и получение финансовой выгоды от нового работника.
Почему нужен такой документ?
Во всех организациях штатное расписание составляется строго исходя из требуемого количества сотрудников и объема выполняемых ими работ, а также является локальным актом, определяющим организационную структуру, наличие в фирме отделов, подразделений, их взаимную подчиненность и отражает форму оплаты труда.
Подобное определение закреплено, в частности, в Трудовом Кодексе. В статье 15 ТК РФ указывается, что все трудовые отношения строятся вокруг такого рода локальных актов, включая и само штатное расписание. Его наличие необходимо для всех компаний и индивидуальных предпринимателей, что может быть проверено контролирующими органами.
Оно должно оформляться с точным указанием количества сотрудников в каждом отделе, объема их занятости, размера оклада и надбавок, а также некоторых других сведений. Оформляется этот документ в соответствии со стандартизованной формой Т-3. В случае возникновения необходимости штатное расписание может изменяться (например, при изменении объема работ, при изменениях, касающихся должностей, – оптимизации количества работников или же, наоборот, при увеличении штата и добавлении новой штатной единицы (образец можно скачать ниже), а также при изменении размера заработной платы).
При этом независимо от причин, по которым будут произведены изменения, последние должны быть обязательно полностью отражены в служебной записке. После составления этот документ подлежит регистрации в специальном журнале.
Какие могут быть корректировки?
Внесение корректировок в расписание штата и их порядок зависят от того, насколько перемены будут глобальными. В основном изменения бывают следующими:
- Переименование должности или отдела.
- Увеличение или уменьшение оклада.
- Введение новой должности.
- Сокращение, исключение, ликвидация вакантных должностей.
Из-за внесенных корректировок в ТК РФ, которые предполагают выполнение профессиональных норм, и соответствие наименований должностей и отделов определенному справочнику, в некоторых организациях появилась необходимость в различных переименованиях.
Согласно законодательству, необходимо, чтобы название должностей и отделов соответствовало единому тарифно-квалификационному справочнику работ и профессий.
Для переименования должностей необходимы основания для назначения пенсий раньше срока. Работники могут на это надеяться, когда период их труда будет составлять менее десяти лет согласно штатному расписанию.
Помимо этого, необходимо учитывать профессиональные стандарты тем организациям, акции которых принадлежат Российской Федерации в размере пятьдесят один процент.
Обычно, величина оклада фиксируется в расписании штата с самого начала, но по ходу деятельности компании ее доход может расти, соответственно и объем работы тоже. По этой причине возможно изменение окладов. Помимо этого, изменить оклад могут согласно нормативам ФЗ, которое предполагает увеличение минимального размера оплаты труда.
Согласно законодательству (статья 133 кодекса), оклад не может быть меньше минимального размера оплаты труда.
Соответственно, если вносятся какие-либо изменения, то размер оклада тоже должен меняться в большую сторону, а это предполагает корректировки в расписании штата.
При начале своей работы, у предприятия довольно ограниченный ассортимент услуг из-за того, что пока нет постоянных клиентов и наработок. Но, через пару лет своей деятельности, организация способна увеличить спектр своих возможностей и выдвинуть новые проекты.
Все это отразится на том, что специалистов будет недостаточно, а те, которые есть, не справляются с объемом работы. По этой причине в штатном расписании меняют и расширяют круг должностей, а также отделов, с конкретными окладами и доплатами.
Во всех этих случаях расписание штата претерпевает изменения.
При этом, должности могут быть как действующие, так и вакантные.
В организации могут сменить оборудование, и тогда потребуется меньше работников, чтобы его обслуживать. Также организация способна поменять свою деятельность, из-за чего администраторов могут сократить, а увеличить штат бухгалтеров.
Могут переименовать, ликвидировать должности по причине слияния с другим предприятием, либо организацией. Потому, как держать в организации пять бухгалтеров никто не станет, если всю работу могут выполнить двое из них.
Основания для изменения
Причины, по которым требуется внести поправки в штатное расписание, могут быть различными. Как уже указано, в акт вносятся коррективы путем изменения действующего расписания или создания нового. Третьего варианта не дано.
Небольшие коррективы вносятся в расписание посредством издания приказа, который подписывает руководитель организации. Издается приказ до того момента, когда вносятся поправки. Поводом для издания такого приказа могут служить:
- изменение названий отделов и подразделений;
- уменьшение штатной численности;
- переименование должностей;
- производство перерасчета относительно оплаты труда;
- введение или удаление должности.
Перечисленные основания могут применяться для корректировки действующего акта. Основным шагом при изменение – является издание соответствующего приказа. Такой документ должен содержать в себе пояснение грядущих перемен.
Если приказ составляется с нарушениями, то поправки, внесенные в штатный акт, признаются не соответствующими действительности при возникновении спора между работодателем и сотрудником либо при проведении проверки.
Пример оформления
Когда изменения в «штатке» касаются не нескольких работников, а всего предприятия в целом, то издается новое расписание. Делается это с целью исключения путаницы. Примером издания нового акта является повышение уровня МРОТ в регионе, где расположена компания, при условии, что оклад рабочих зависит от этого показания.
Возникают ситуации, требующие принятия вынужденных мер по оформлению работникам сокращенной рабочей недели или дня. Случается это при кризисах, спаде спроса на продукт и прочих нюансах. Целью работодателя в таком случае является:
- не закрыть производство полностью;
- не оставить людей без рабочих мест.
Пример приказа о внесении поправок
Подобное решение согласуется с работниками предприятия, после чего им раздаются уведомления о переменах. Также подписывается дополнительное соглашение, прилагаемое к трудовому договору. Составляется оно в двух экземплярах.
На практике сложно осуществить внесение корректив относительно всего штата в расписание, поэтому создается новое. Перед внесением видоизменений в акт должны появиться соответствующие основания. Иначе руководитель не имеет права изменить кадровую структуру по своему усмотрению.
Предложения по внесению корректив излагаются руководителями подразделений и отделов, излагаются в служебной записке. Составляется записка в произвольном формате.
Уведомление об изменении
Согласно нормам трудового законодательства руководитель компании имеет обязанность по ознакомлению сотрудников со всеми актами, принятыми внутри организации.
К примеру, когда вводится несколько новых должностей, ознакомление не требуется, если проводится сокращение, то знакомятся с актом те, чьи должности сокращают. Также когда изменения касаются зарплаты или надбавок – человек уведомляется о грядущих переменах.
Согласно Постановлению, принятому Госкомстатом, под номером 20 – компании имеют полномочия по внесению изменений в унифицированные формы, разработанные относительно штатного расписания, если возникла такая необходимость. При этом отмечается, что реквизиты, которые имеются в форме, удалены быть не могут.
Корректировка, внесенные в унифицированную форму, закрепляются в распорядительных актах организации.
Несмотря на то, что штатное расписание не относится к разряду обязательной документации, большинство организаций применяют рассматриваемый акт. Для внесения изменений в расписание требуется соблюсти предусмотренную процедуру.
Уведомление сотрудников
Уведомлять конкретного сотрудника нужно, если корректировки расписания касаются его трудовых обязанностей и условий работы. Например:
- при изменении зарплаты;
- при переименовании должности, отдела, подразделения;
- сокращении;
- переводе и т.д.
Способы увеличения штата сотрудников
В вопросах расширения штата сотрудников, необходимо понимать, что оно может проводиться двумя путями. Так, увеличение штата работников может предусматривать как непосредственно создание новых должностей в штатном расписании, так и увеличение штатной численности трудящихся на уже существующих должностях. Каждый из этих аспектов может иметь свои особенности правового регулирования в рамках локальных нормативных документов и актов.
Увеличение численности работников без внедрения новых должностей является актуальным, когда необходимо повысить производительность уже существующих отделов, создать новое, идентичное уже существующим, структурное подразделение или обеспечить функционирование оперативного резерва на предприятии на случай болезни или декрета имеющихся работников в целях отсутствия простоя и своевременного исполнения экономического плана.
Добавление же новой должности при расширении штата сотрудников может потребоваться как для более эффективного разделения трудовых обязанностей, так и в соответствии с изменением организационных или технологических условий трудовой деятельности. Кроме этого, дополнение штата новыми должностями может использоваться для дифференциации обязанностей и окладов между сотрудниками одного уровня, имеющими схожие задачи, но разную производительность труда и стаж.
Служебная записка о введении в штатное расписание новой должности
Ходатайство о введении новой должности в штатное расписание выражается служебной запиской руководителя отдела или структурного подразделения, которое нуждается в новом работнике. Служебная записка не просто выражает просьбу ввести изменения, но представляет официальные обоснования этому действу. Новая структурная единица потребует определенных материальных затрат от предприятия. Поэтому очень важно в записке произвести расчет целесообразности этих затрат и получение финансовой выгоды от нового работника.
Кроме самой служебной записки необходимо разработать следующие приложения:
- Расчет объемов образовавшихся работ;
- Привести данные норм трудозатрат по специальностям из Постановления Минтруда РФ от 2002 года;
- Дать экономический расчет полученной прибыли от введения новой вакансии.
Полученная выгода может быть выражена, например, в том факте, что введенная рабочая единица разгрузит существенно иных специалистов, которые смогут освободившееся время потратить на разработку новых идей и концепций.
Смена способа начисления заработной платы
Бывают случаи, когда необходимо поменять способ начисления заработной платы для одного или нескольких сотрудников путём замены оклада на тарифную ставку или наоборот. Причиной могут послужить: частое появление переработок, увеличение интенсивности труда, продолжительности рабочего дня. Тогда, с целью оптимизации ведения учета отработанного времени и заработной платы, вносятся корректировки в штатное расписание. Такие корректировки должны быть обоснованными и согласованными с работником, чтобы не допустить уменьшения его заработной платы. В распорядительном разделе можно написать следующее:
С 1 апреля 2019 г. из штатного расписания вывести должность:
- техник-лаборант с окладом 20000 руб. – 1 шт. единица.
С 1 апреля 2019 г. ввести в штатное расписание должность:
- техник-лаборант с часовой тарифной ставкой 120 руб. – 1 шт. единица.
Специалисту по кадрам Гордеевой Л.Н. уведомить техника-лаборанта Гусева С.Е. об изменении, подготовить соответствующие кадровые документы».