Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Алагирский муниципальный район». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Налоговое законодательство не содержит перечня документов, которыми должны подтверждаться представительские расходы, на что обращают внимание сами чиновники (письмо Минфина России от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288). Но точно ясно, что для подтверждения факта представительских расходов недостаточно иметь в наличии только лишь первичные документы, подтверждающие факт оплаты услуг. Ведь основным условием для учета представительских расходов является деловой характер мероприятия. Иными словами, из документов должно следовать, что встреча носила официальный характер и в ходе нее обсуждались вопросы потенциального или дальнейшего сотрудничества.
Соблюдение разумности при оформлении расходов в представительские траты
В одной компании практически каждая «деловая» встреча проводилась поздно вечером в ресторанах, в чеках фигурировало приличное количество спиртного (что формально вроде как не запрещено), а в отчете по представительским расходам в качестве результата переговоров значилось что-то вроде «достигнута договоренность по ряду ключевых моментов». Причем чеков зачастую бывало несколько, последние из них — исключительно на виски, коньяк, кальян и т.п.
Хотя каждая такая встреча и оформлялась полным комплектом документов, но все они были как под копирку, а время и суммы на чеках ресторанах как-то мало вписывались в понятие деловых мероприятий. Формально порядок соблюден: алкоголь чиновники разрешают относить на представительские расходы, все необходимые документы имеются, про результаты встречи в них сказано. Но по факту все выглядит попыткой оплатить личный досуг директора за счет компании. Проверяющие легко усматривают нарушения в подобных ситуациях.
Или другой пример. Первые лица компании частенько проводят деловые встречи на заграничных курортах. При этом на встречах присутствуют представители российских компаний, а не иностранных. Формально тоже – никаких нарушений нет, ведь в НК РФ не сказано, что встречи должны происходить исключительно на территории России. Более того, там даже сказано «независимо от места проведения мероприятий». Однако у налоговых органов могут возникнуть претензии, как, например, это было в споре, рассматриваемом в постановлении ФАС Московского округа от 27.09.2013 по делу № А40-5827/13-115-13. Правда, в этом споре выиграла компания.
Как правильно рассчитать сумму принимаемого к вычету «входного» НДС по представительским расходам?
Согласно п. 7 ст. 171 НК РФ вычетам подлежат суммы НДС, уплаченные по представительским расходам, принимаемым к вычету при исчислении налога на прибыль.
Иными словами, принять к вычету «входной» НДС по представительским расходам можно только в отношении той части расходов, которая «уложилась» в норматив.
При регистрации счета-фактуры в книге покупок отражается НДС в пределах суммы, принимаемой к вычету.
В связи с тем, что при расчете 4 %-го норматива суммы представительских расходов и расходов на оплату труда берутся нарастающим итогом с начала года, возможна ситуация, что в следующем отчетном периоде[1] вся сумма представительских расходов будет учтена при расчете облагаемой базы по налогу на прибыль. В этом случае тот «входной» НДС, который не был принят к вычету из-за превышения норматива в одном отчетном периоде, может быть принят в следующем, когда норматив будет соблюден. При этом следует помнить, что нельзя принять к вычету «входной» НДС, относящийся к сумме представительских расходов, превысивших норматив по итогам года.
Воспользуемся данными примера 1. «Входной» НДС по представительским расходам, понесенным в I квартале 2019 года, составил 80 000 руб. (400 000 руб. х 20 %), в II квартале – 20 000 руб. (100 000 руб. х 20 %).
В I квартале 2019 года из 400 000 руб. представительских расходов по нормативу можно учесть только 320 000 руб. К вычету можно принять только часть «входного» НДС в размере 64 000 руб. (320 000 руб. x 20 %).
По итогам полугодия вся сумма представительских расходов может быть учтена для целей исчисления налога на прибыль. Следовательно, в II квартале можно принять к вычету НДС в размере остатка 16 000 руб. (80 000 — 64 000) плюс «входной» налог в сумме 20 000 руб.
[1] Напомним, что согласно п. 2 ст. 285 НК РФ отчетными периодами по налогу признаются I квартал, полугодие и девять месяцев календарного года.
Перечень представительских трат
В первую очередь необходимо помнить, что существует четко обозначенный перечень трат, которые можно относить к представительским расходам в целях налогообложения прибыли. Он содержится в п. 2 ст. 264 НК РФ. Если в общем, то это расходы «на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий».
Если же говорить конкретнее, то под расходами на официальный прием понимаются траты непосредственно на его проведение, т. е. на проведение завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия. Получается, что деловое мероприятие может проходить в кафе или в ресторане. Главное – подтвердить, что обед в ресторане носил деловую направленность. Более того, при должном оформлении представительским мероприятием может являться и ужин в ресторане, в том числе с потреблением алкогольных напитков (письмо Минфина РФ от 01.11.2010 № 03-03-06/1/675). Стоимость алкоголя чиновники разрешают также относить к представительским расходам (письмо Минфина РФ от 22.01.2019 № 03-03-06/1/3120).
Что касается расходов на обслуживание приглашенных лиц, которые также относятся к представительским расходам, то под ними подразумеваются не абсолютно все расходы, а только:
- на транспортное обеспечение доставки лиц к месту проведения представительского мероприятия и обратно;
- буфетное обслуживание во время переговоров;
- оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика.
Документальное оформление представительских расходов
Налоговое законодательство не содержит перечня документов, которыми должны подтверждаться представительские расходы, на что обращают внимание сами чиновники (письмо Минфина России от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288). Но точно ясно, что для подтверждения факта представительских расходов недостаточно иметь в наличии только лишь первичные документы, подтверждающие факт оплаты услуг. Ведь основным условием для учета представительских расходов является деловой характер мероприятия. Иными словами, из документов должно следовать, что встреча носила официальный характер и в ходе нее обсуждались вопросы потенциального или дальнейшего сотрудничества.
В некоторых письмах чиновников, посвященных вопросам учета представительских расходов, содержится примерный перечень таких документов. Например, в письме Минфина РФ от 22.03.2010 № 03-03-06/4/26 сказано, что документами, служащими для подтверждения представительских расходов, могут являться, в частности:
- приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели;
- смета представительских расходов;
- первичные документы, в том числе в случае использования приобретенных на стороне каких-либо товаров для представительских целей, оплаты услуг сторонних организаций;
- отчет о представительских расходах по проведенным представительским мероприятиям, в котором отражаются: цель представительских мероприятий, результаты их проведения; иные необходимые данные о проведенном мероприятии, а также сумма расходов на представительские цели.
Какие расходы считаются представительскими для целей налогообложения?
Представительские расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, и им посвящены две нормы – пп. 22 п. 1 и п. 2 ст. 264 НК РФ, в которых раскрывается понятие таких расходов, дается их перечень.
Согласно п. 2 ст. 264 НК РФ к представительским относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание:
-
представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества;
-
участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика.
В данной норме приведен перечень расходов, относимых к представительским:
-
расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах;
-
расходы на транспортную доставку этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
-
расходы на буфетное обслуживание во время переговоров;
-
оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.
В каких случаях расходы не относятся к представительским?
Пунктом 2 ст. 264 НК РФ прямо предусмотрено, что не признаются представительскими расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.
Например, если после официальной части приема учреждение проводит развлекательную программу для участников (прогулка на теплоходе, выступление артистов, фуршет), то понесенные расходы нельзя включать в базу по налогу на прибыль (Письмо Минфина РФ от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796).
В случаях, когда официальные приемы делегаций продолжаются несколько дней, в течение которых учреждение несет расходы по обеспечению делегации завтраками, обедами и ужинами, не носящие официального характера, такие расходы не относятся к представительским и должны оплачиваться представителями делегаций, прибывших на переговоры, за счет суточных, выплачиваемых при командировании сотрудников (Письмо Минфина РФ от 05.04.2005 № 03-03-01-04/1/157).
Следует заметить, что расходы должны быть связаны с организацией переговоров с представителями других компаний, поэтому не следует учитывать для целей налогообложения затраты на переговоры с представителями (должностными лицами) своих же филиалов и подразделений. Такой вывод сделан в Постановлении ФАС ВСО от 11.08.2006 по делу № А33-26560/04-С3-Ф02-3935/06-С1, А33-26560/04-С3-Ф02-4272/06-С1.
В каком порядке производится нормирование представительских расходов?
В соответствии с абз. 3 п. 2 ст. 264 НК РФ представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 % от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.
Отметим, что сумма расходов на оплату труда при исчислении указанной нормы устанавливается исходя из состава расходов на такие цели, определенные на основании ст. 255 «Расходы на оплату труда» НК РФ. При этом следует обратить внимание на то, что перечень расходов на оплату труда в данной статье намного шире, чем состав расходов, отражаемый в бухгалтерском учете по счету 302 11 000 «Расчеты по заработной плате».
В частности, в состав расходов на оплату труда в целях исчисления налога на прибыль включены все суммы, начисленные работникам, в том числе не состоящим в штате организации, за работы по гражданско-правовому договору в денежной и (или) натуральной форме, начисления стимулирующего характера, начисления компенсационного характера, вознаграждения, надбавки, единовременные поощрительные начисления, другие расходы, предусмотренные ст. 255 НК РФ, в том числе суммы платежей (взносов) работодателей по договорам обязательного и добровольного страхования.
В соответствии со статьей 7 Закона РК «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» от 28 февраля 2007 года № 234 бухгалтерские записи производятся на основании первичных документов.
Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции или события либо непосредственно после их окончания.
Рекомендуемая корреспонденция счетов по учету представительских расходов:
ПРИМЕР
ТОО (плательщик НДС) в целях осуществления представительского мероприятия понесло следующие затраты:
Для осуществления мероприятия подотчетному лицу был выдан аванс из кассы в сумме 270 000 тенге.
Анализ
Рекомендуемая корреспонденция счетов для отражения представительских затрат:
ПРИМЕР
ТОО организовало встречу с представителями нескольких предприятий в целях установления взаимного сотрудничества.
Встреча организована в арендованном помещении, в котором был проведен деловой ужин.
Стоимость мероприятия составила 280 000 тенге (включая НДС), оплачено с расчетного счета ТОО.
Анализ
Рекомендуемая корреспонденция счетов:
НАЛОГООБЛОЖЕНИЕ
КПН
Для целей налогового учета следует руководствоваться статьей 245 Налогового кодекса, согласно которой, к представительским расходам относятся расходы по приему и обслуживанию лиц, в том числе физических лиц, не состоящих в штате налогоплательщика, производимые при проведении следующих представительских мероприятий независимо от места их проведения:
1) по установлению или поддержанию взаимного сотрудничества;
2) по организации и (или) проведению заседаний совета директоров, иного органа управления налогоплательщика, кроме исполнительных органов.
К представительским расходам в числе прочего относятся расходы:
1) на транспортное обеспечение лиц, участвующих в представительских мероприятиях, за исключением расходов, относимых в соответствии с подпунктом 1) пункта 1 статьи 244 Налогового кодекса к компенсациям при служебных командировках;
2) питание таких лиц в ходе проведения представительских мероприятий;
3) оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате организации;
4) аренду и (или) оформление помещения для проведения представительских мероприятий.
Не относятся к представительским расходам и не подлежат вычету расходы на проживание приглашенных лиц, оформление виз для таких лиц, организацию досуга, развлечений, отдыха, а также расходы, не относимые в соответствии с частью второй пункта 2 статьи 245 Налогового кодекса к расходам на транспортное обеспечение лиц, участвующих в представительских мероприятиях.
К расходам на транспортное обеспечение не относятся расходы на проезд железнодорожным, морским и воздушным транспортом участников представительского мероприятия.
ПРИМЕР
На представительские расходы ТОО списывает расходы по приему гостей – участников мероприятия (физические лица – нерезиденты РК), а именно расходы по перелету (авиабилеты) и питанию (обед и ужин в ресторане, кроме спиртного).
Какие расходы можно считать представительскими в целях налогового учета?
Анализ
На основании статьи 245 Налогового кодекса расходы по организации питания являются представительскими расходами, которые ТОО вправе отнести на вычеты (в пределах установленных норм), а расходы по перелету (авиабилеты) гостей не квалифицируются как представительские расходы и не подлежат вычету.
Если такие расходы оплачиваются за счет средств ТОО, то у физических лиц – нерезидентов РК образуется облагаемый доход у источника выплаты.
В соответствии с пунктом 1 статьи 655 Налогового кодекса доходы физического лица-нерезидента из источников в РК, за исключением доходов, указанных в пункте 1 статьи 656 Налогового кодекса, облагаются ИПН у источника выплаты по ставкам, указанным в статье 646 Налогового кодекса, без осуществления налоговых вычетов.
Согласно подпункту 25 пункта 1 статьи 644 Налогового кодекса, доходами нерезидента из источников в РК признаются доходы физического лица-нерезидента в виде материальной выгоды, полученной от лица, не являющегося работодателем.
Материальной выгодой признаются в том числе оплата и (или) возмещение стоимости товаров, выполненных работ, оказанных услуг, полученных физическим лицом-нерезидентом от третьих лиц.
Ставка ИПН у источника выплаты, согласно статье 646 Налогового кодекса, составляет 20 %.
Пунктом 9 статьи 655 Налогового кодекса определено, что при уплате налоговым агентом суммы ИПН, исчисленной с доходов физического лица-нерезидента в соответствии с положениями Налогового кодекса, за счет собственных средств без его удержания обязанность налогового агента по удержанию и перечислению ИПН у источника выплаты считается исполненной.
При этом расходы ТОО по уплате ИПН с доходов нерезидентов не подлежат вычету.
Основаниями для осуществления вычета представительских расходов являются:
1) письменный приказ или письменное распоряжение налогоплательщика о проведении представительского мероприятия с указанием цели его проведения и лиц, ответственных за его проведение;
2) утвержденная налогоплательщиком смета расходов такого мероприятия;
3) отчет ответственных лиц о проведенном представительском мероприятии с указанием даты и места проведения, результатов проведенного мероприятия, состава участников, программы мероприятия, фактически произведенных расходов;
4) первичные и иные документы, подтверждающие основания и осуществление представительских расходов.
Представительские расходы относятся на вычеты в размере, не превышающем 1 % суммы расходов работодателя по доходам работников, подлежащим налогообложению, указанным в пункте 1 статьи 322 Налогового кодекса, за налоговый период.
В соответствии с пунктом 1 статьи 322 Налогового кодекса доходами работника, подлежащими налогообложению, являются следующие доходы, начисленные работодателем, являющимся налоговым агентом, и признанные, в том числе в бухгалтерском учете работодателя, в качестве расходов (затрат) в соответствии с законодательством РК о бухгалтерском учете и финансовой отчетности:
1) подлежащие передаче работодателем работнику в собственность деньги в наличной и (или) безналичной формах в связи с наличием трудовых отношений;
2) доходы работника в натуральной форме в соответствии со статьей 323 Налогового кодекса;
3) доходы работника в виде материальной выгоды в соответствии со статьей 324 Налогового кодекса.
Представительские расходы сверх установленных норм списываются за счет нераспределенной прибыли компании при наличии документального подтверждения либо относятся в доход работников (подотчетных лиц), подлежащих налогообложению, если в наличии нет подтверждающих документов.
ПРИМЕР
В течение отчетного периода ТОО (неплательщик НДС) признало следующие представительские расходы:
Все документы для оформления представительского мероприятия и осуществления соответствующих затрат имеются в наличии.
Расшифровка сумм доходов работников, подлежащих налогообложению, за отчетный год:
В течение отчетного периода работникам ТОО были осуществлены следующие выплаты:
– командировочные, включая суточные в пределах норм, установленных Налоговым кодексом, в сумме 100 000 тенге;
– сумма для найма жилья и питания (в пределах норм суточных, установленных Налоговым кодексом) вахтовым работникам – 780 000 тенге;
– сумма возмещения материального ущерба, присуждаемая по решению суда, – 80 000 тенге.
Как рассчитать сумму вычета по представительским расходам?
Списание представительских расходов может быть произведено только в случае, если они являются официальным и подтвержденными документами, а также обоснованными и правильно учтенными. Только в этом случае данные затраты могут уменьшить налогооблагаемую прибыль, в результате чего будет существенно снижен налог на прибыль. Однако сумма данных расходов должна находиться в определенных нормированных пределах, а в ином случае нельзя будут уменьшить налог. Сумму налога на добавленную стоимость по данным расходам, которые уменьшают прибыль до налогообложения, можно принимать к вычету, что существенно экономит затраты компании.
Поэтому каждая крупная компания, которая занимается деятельностью, связанной с работой с большим количеством партнеров, должна знать, каким образом нужно оформлять представительские расходы, каков их размер должен быть, а также какие документы должны иметься, чтобы эти расходы были приняты к вычету. Нередко налоговые органы негативно относятся к этим затратам, поэтому часто приходится спорить и доказывать правоту компаний, которые причислили затраты к представительским расходам. Это можно сделать только при наличии соответствующего отчета и первичной документации, которая должна быть в полном размере.
В каком размере нормируются представительские расходы
Сумма представительских расходов уменьшает налогооблагаемую прибыль только при условии, что она не превышает 4% от затрат организации на оплату труда (ст. 264 НК РФ). Перечень этих затрат приведен в статье 255 НК РФ.
Сумма представительских расходов, которая превышает этот норматив, налогооблагаемую прибыль не уменьшает. Сумма НДС по представительским расходам, уменьшающим налогооблагаемую прибыль, принимается к вычету.
Как отразить в учете представительские расходы, рассмотрим на примере.
Пример
В марте ЗАО «Актив» принимало три делегации, прибывшие на переговоры для заключения договоров о продаже готовой продукции.
Для обеспечения приема делегации были оплачены расходы на проведение обедов с каждой делегацией на сумму 12 390 руб., в том числе НДС – 1890 руб.
Для оплаты представительских расходов работнику «Актива» Иванову был выдан аванс в сумме 15 000 руб.
Нормирование представительских расходов
Закон не разрешает тратить в представительских целях бесконтрольные суммы, потом списывая их, тем самым снижая базу налога на прибыль. Установлен жесткий лимит для данного вида затрат. Запрещено тратить в качестве представительских средства в размере свыше 4% от фонда оплаты труда на данный отчетный период (п. 2 ст. 264 НК РФ).
Поскольку с течением времени расходы на оплату труда растут, увеличивается и предельное значение представительских расходов. Если, к примеру, в 1 квартале представительских мероприятий не проводилось или денег затрачено на них было меньше нормы, то в остальных кварталах можно будет «разгуляться» – учесть больше средств по этой статье. Естественно, речь идет только об итогах текущего года.
Как оформить авансовый отчет по представительским расходам?
Высчитывать необходимую сумму ограничений по представительским расходам допустимо одним из 3 способов.
1 способ – квартальный. При заполнении декларации налога на прибыль в конце каждого квартала производят учет представительских расходов, принимая во внимание фонд оплаты труда за этот квартал. Этот способ удобнее для фирм с кассовым методом определения доходов и расходов. При превышении представительских расходов в период квартала образуется отложенное налоговое обязательство, которое может быть сторнировано по итогам года.
2 способ – годичный. Годовые бюджеты фирм обычно не слишком отличаются. Это позволяет при планировании следующего года сразу отвести примерные 4% от фонда оплаты труда прошлого года на представительские расходы, а затем разделить эту сумму на кварталы. Ненормативных затрат при этом способе не будет, но придется постоянно проводить корректировку запланированных и фактических показателей.
Особенности учета представительских расходов
Представительские расходы учитываются при расчете налога на прибыль с учетом ограничений, так как относятся к нормируемым расходам и уменьшают налоговую базу в пределах 4% от расходов на оплату труда.
Бухгалтерские записи будут выглядеть так:
- Дт 71 Кт 50 (51) — выданы деньги подотчетному лицу через кассу или перечислены на карту;
- Дт 26 (44) Кт 71 — отражение представительских расходов;
- Дт 19 Кт 71 — учет НДС по представительским расходам через подотчетника.
Если представительские расходы совершены через приобретение товаров (работ, услуг) у сторонней организации, в бухучете отразите их так:
- Дт 60 Кт 51 — перечислены деньги поставщику;
- Дт 44 (26) Кт 60 — получены услуги (товары);
- Дт 19 Кт 60 — выделен НДС по полученным товарам (работам или услугам).
Можно ли учесть в составе представительских расходов затраты на оплату проезда и проживания деловых партнеров?
Пунктом 2 ст. 264 НК РФ установлено, что к представительским относятся расходы на транспортную доставку официальных лиц, участвующих в переговорах, к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно. На основании данной нормы представительским расходом считается оплата проезда к месту проведения официального мероприятия от места нахождения принимающей организации или гостиницы.
По мнению налоговых органов, оплата проезда участников переговоров из других городов или стран в город, в котором организуется официальное мероприятие, под действие названного пункта не подпадает (см. письма УФНС по г. Москве от 14.07.2006 № 28-11/62271, от 11.11.2004 № 26-12/73173).
Учитывая закрытый характер перечня нормы представительских расходов, контролирующие органы выступают и против признания в их составе затрат, связанных с проживанием прибывших для участия в официальных мероприятиях иногородних гостей – деловых и потенциальных партнеров организации (см. письма Минфина РФ от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796, от 16.04.2007 № 03-03-06/1/235, УФНС по г. Москве от 12.04.2007 № 20-12/034115).
В арбитражной практике можно найти примеры, где судьи занимают иную позицию: обеспечение проживания представителей контрагентов – участников переговоров относится к их обслуживанию. Значит, расходы, понесенные в этих целях, являются представительскими (см. постановления ФАС ВСО от 16.05.2013 по делу № А58-1363/2012, ФАС МО от 26.04.2010 № КА-А40/3669-10 по делу № А40-91039/09-127-518).
Интересным представляется мнение ФАС МО, изложенное в Постановлении от 23.05.2011 № КА-А40/4584-11 по делу № А40-99409/10-13-522: расходы на размещение участников официальных мероприятий не могут быть квалифицированы в качестве представительских. Указанный в п. 2 ст. 264 НК РФ перечень учет представительских расходов является закрытым, а спорные затраты в него не включены. Однако они могут быть учтены в целях налогообложения прибыли в качестве других прочих расходов на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.